Digitale Prozessoptimierung entlang der Wertschöpfungskette
Projektziele & Projektergebnis
Umsetzung projekt in den Bereichen „Lager & Logistik“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Zukunftssicherheit der IT-Systeme, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz) und von Prozessen.
Auswahl einer ERP-Lösung, die zu den Anforderungen und dem Status Quo passen.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Alle Prozesse im Unternehmen sind stark Papier gebunden.
- Von einem Stück Papier können keine Daten automatisiert übernommen werden.
- IT Ausstattung ist nicht mehr up-to-date.
Projektdetails
Herausforderung: vom Papier-Controlling zum digitalen Dashboard
1984 gegründet, transportiert Quick-Line unterschiedliche Waren und Güter – von
Druckerzeugnissen über Automobil-Zubehör bis zu Kunstwerken. Die vielfältige Mischung der
daraus entstehenden Anforderungsprofile erweitert sich ständig. Damit der Transport Allrounder
in Zukunft noch ökologischer und ökonomischer arbeitet, möchte er die noch zum Teil ans
Papier gebundenen Geschäftsprozesse digitalisieren.
Zu digitalisierende Prozesse sind zum Beispiel die Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung
und die Buchhaltung, die derzeit zum Teil in Excel, zum Teil handschriftlich stattfinden, wozu
auch manuell angelegte Wiedervorlagen gehören. Lieferungen werden auf Papier vom
Empfänger handschriftlich quittiert. Ebenfalls findet die Rechnungsstellung nicht automatisiert
statt. Letztlich ist aufgrund der Prozesse, die über mehrere Medienbrüche hinweg stattfinden,
ein effizientes Controlling nicht möglich.
Ziel: mehr Effizienz durch digitale Prozesse
Zusammengefasst sollen die wichtigsten Geschäftsprozesse automatisiert werden, um zum
einen effizienter sowie zielgerichteter zu arbeiten und zum anderen ein besseres Controlling
zu ermöglichen.
Die Akquise, Kundenpflege und Aufträge sollen durch digitale Prozesse besser geplant und
nachverfolgt werden können. Rechnungen sollen automatisch mit den im System erfassten
Frachtdaten generiert werden, was die Workflows in der Buchhaltung erleichtert und weniger
fehleranfällig gestaltet. Das erst durch die Digitalisierung effizientere Controlling soll dann
einfach auf Knopfdruck stattfinden.
Lösung: Perfektes Match – optimierte Geschäftsprozesse und Standards
Bevor die Business-Prozesse bei Quick-Line digitalisiert werden können, unterstützt das
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards den Logistik-Profi bei der Erhebung der
aktuellen Prozesse. Im Anschluss müssen die Anforderungen, Prozessveränderungen und
das Pflichtenheft definiert werden. Da ein ERP-System angeschafft werden soll, hilft das
Kompetenzzentrum eStandards zudem bei der Auswahl des ERP-Anbieters.
Um die Transporte selbst schneller abzuwickeln, sollen die Versandeinheiten mit dem
Datenträgerstandard GS1-128 Barcode und NVE (Nummer der Versandeinheit) ausgestattet
werden, die dafür sorgen, dass die Versandeinheiten auf dem Weg vom Absender zum
Empfänger eindeutig identifiziert werden können. Zudem sollen bei der Prozessoptimierung
Kommunikationsstandards, wie ZUGFeRD und XRechnung, eingesetzt werden.
Ergebnisse der einzelnen Projektphasen
Konzept
Prototyp
Entwicklung
Testen
Implementierung
Unternehmensbeschreibung
Impuls, unsere Prozesse ganz neu zu denken. Neben den ökonomischen Vorteilen der<br /><br /><br />
Prozessdigitalisierung, wie zum Beispiel der Einsparung von Arbeitszeit durch den Wegfall<br /><br /><br />
redundanter Datenerfassungen, möchten wir auch Nachhaltigkeitsziele erreichen, wie zum<br /><br /><br />
Beispiel einen geringeren Papierverbrauch. Zudem wird die Transparenz der betrieblichen<br /><br /><br />
Abläufe gesteigert. Letztlich sind viel kürzere Durchlaufzeiten der Aufträge für uns der<br /><br /><br />
Indikator, dass die Umstellung auf digitale Prozesse erfolgreich war.