Online-Tischreservierung: Besserer Service im Hotel
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „Service & Support“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Kundenbedürfnisse/ Kundenbeziehungen, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz), des wirtschaftlichen Erfolges (Umsatz, Gewinn und Marktanteile).
Auswahl und Implementierung einer passenden Software für die Online-Tischreservierung der Gäste, die in die bestehende Website eingebunden werden kann.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Eine besondere Herausforderung war, dass die Historie vergangener Bestellungen wiederkehrender Gäste einzusehen sein soll.
- Die Lösung muss über eine Schnittstelle an das bestehende Xenia Kassensystem angebunden werden, sodass die eingegebenen Kontaktdaten auf Google Maps und/oder der Restaurant Website mit Daten im Xenia Kassensystem verknüpft werden können.
- Anpassung der Datenschutzerklärung und Einverständniserklärungen in der AGB (wir empfehlen, sich dazu mit einem Anwalt auszutauschen)
Projektdetails
In der Gastronomie-Branche werden Tischreservierungen zunehmend online getätigt. Das Hotel-Restaurant Weinberg bietet seinen Gästen derzeit allerdings nur Reservierungen per Telefon oder E-Mail an (Stand 2020). Ein weiterer derzeit in der Branche diskutierter zukünftiger Trend führt dazu, dass Restaurants in der Lage sein müssen den Kund:innen basierend auf Bestellungen vorheriger Besuche Empfehlungen auszusprechen. Durch die aktuelle Verwaltung von Tischreservierung, ist es dem Hotel-Restaurant Weinberg aber nicht möglich die Historie vergangener Bestellungen wiederkehrender Gäste einzusehen.
Das Unternehmen bietet seinen Gästen regionale Speisen, hauseigene Spezialitäten und eine erlesene Weinkarte. Neben Hotelgästen empfängt der Betrieb ebenso externe Gäste. Außerdem ist das Restaurant insbesondere für Stammgäste aus der Region eine beliebte Anlaufstelle für feierliche Anlässe.
Die Ziele: In Zukunft möchte das Hotel seinen Gästen die online Tischreservierung ermöglichen. Hierfür soll ein neues Tischreservierungssystem implementiert werden, das mit entsprechenden Online-Kanälen verknüpft ist. Zudem muss das Tischreservierungssystem über eine Anbindung an das aktuelle Kassensystem verfügen. Damit können vergangene Bestellungen eines wiederkehrenden Gastes im Kassensystem abgerufen und gelesen werden. Ziel des Unternehmens ist es herausfinden, welche Anbieter ein entsprechend geeignetes Tischreservierungssystem bereitstellen können und welche Konditionen sie dafür anbieten.
#Die Lösung: Mit der online Tischreservierung auf neue Trends aufspringen
Im Rahmen des Projekts wurden Handlungsempfehlungen für die konkrete Umsetzung der Anforderungen mit einem favorisierten Lösungsanbieter erarbeitet.
Drei Anwendungsfälle sollen durch die digitale Lösung ermöglich werden:
a. Die Tischreservierung auf Google Maps. Gäste sollen so direkt über Google Maps einen Tisch im Restaurant buchen und ihre Kontaktdaten hinterlassen können.
b. Die Reservierung auf der Restaurant Webseite selbst und
c. Die Gästedaten aus Reservierungen sollen im Xenia-Kassensystem gespeichert und verwaltet werden. Die Lösung muss daher eine Schnittstelle mit diesem bereits vorhandenen System verfügen. Die im Rahmen einer Online Reservierung eingegeben Kontaktdaten können dann mit dem Xenia-Kassensystem verbunden werden. Die Mitarbeitenden können so den historischen Verlauf der Bestellungen wiederkehrender Gäste im Kassensystem abrufen und lesen.
Auf Basis der Anforderungen haben wir mehrere Lösungsanbieter identifiziert. Darunter:
– Open Table, Quandoo, Resmio, Gastronovi und Gastroguide.
Dabei ist Gastroguide der vom Unternehmen favorisierte und einzige Anbieter der Anwendungsfall (c) ermöglicht. Google wird allerdings nicht unterstützt, wodurch Anwendungsfall a nicht erfüllt werden könnte. Die einmaligen Kosten für die Schnittstelle belaufen sich hier auf 500€, die monatlichen Gebühren betragen 39-88€ und für digitale Gutscheine fällt eine Provision von etwa 4% des Gutscheinwerts an.
#So integrieren Sie die Lösung:
Die Empfehlung im Projekt was es, im nächsten Schritt die technische Infrastruktur für online Tischreservierungen aufzubauen. Dazu muss der Restaurantbetrieb zunächst ein Konto bei Gastroguide eröffnen und anschließend das Standard-Whitelabel-iFrame des Anbieters einbinden, um die Tischreservierungssektion auf der Hotel-Webseite aufzubauen. Wenn gewünscht, kann auch das Whitelabel für Gutscheinverkauf auf der Seite eingebunden werden.
Danach muss das Hotel-Restaurant die Schnittstelle zwischen Gastroguide und dem Xenia-Kassensystem aktivieren und die Datenschutzerklärung und Einverständniserklärung in den AGB anpassen. Die Empfehlung: Tauschen Sie sich dazu mit einer Anwältin oder einem Anwalt aus. Abschließend sollte das Team eine Schulung für die Tischreservierungslösung erhalten.
# Die Vorgehensweise im Projekt:
1. Konkretisierung des Projektschwerpunkts
2. Kontextanalyse zu Online-Buchungstools
3. Festlegung der zu realisierenden Use Cases
4. Identifikation der anforderungsgerechten Lösungsanbieter für Tischreservierung
5. Kontaktaufnahme mit dem Kassensystemanbieter und Analyse der Machbarkeit einer Schnittstelle
6. Finalisierung eines schnittstellefähigen Tischreservierungssystemanbieters, der die festgelegten Use Cases ermöglicht
7. Preisindikation der Tischreservierungslösung und Kostenabschätzung für die Schnittstelle
8. Ausformulierung der Handlungsempfehlung und Identifikation der nächsten Schritte
9. Projektabschluss
10. Vorstellung der Projektergebnisse vor GF und Projektleitung