Ein Apothekenroboter für die Medikamentenlieferung
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Kundenbedürfnisse/ Kundenbeziehungen, der Produkt- / Servicequalität, des wirtschaftlichen Erfolges (Umsatz, Gewinn, Marktanteile) und von Prozessen.
Die Apotheke möchte die Prozesse der Warenwirtschaft digitalisieren und automatisieren, hierzu soll ein Apothekenroboter, auch Kommissioniersystem angeschafft werden. Das Kompetenzzentrum hilft bei Analyse der Bedürfnisse, des Aufwands und bei der Marktrecherche.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Wie können wir den sehr hohen Personaleinsatz im Bereich der Warenwirtschaft reduzieren?
- Wie können wir dafür sorgen, dass wir wieder mehr Zeit für die Kundenberatung haben?
- Welcher Apothekenroboter für die automatisierte Warenwirtschaft ist für uns geeignet?
Projektdetails
Seit über 25 Jahren ist die Ruhr Apotheke in Meschede Ansprechpartner, wenn es um das Thema Gesundheit geht. Dank des umfangreichen Sortiments können die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden schnell erfüllt werden.
Die digitale Warenwirtschaft erreicht die Ruhrapotheke bereits mit der Lösung „Aposoft“ von dem Dienstleister Prisma Datensystem GmbH. Um nun auch eine Automatisierung zu erreichen, empfiehlt es sich, einen Apothekenroboter, auch Kommissioniersystem genannt, anzuschaffen.
Der Apothekenroboter bzw. das Kommissioniersystem ist in der Form eine Art multifunktionelle Box, in der sich der bewegliche Roboterarm und weitere für den Prozess notwendige Einzelgeräte sowie verschiedene Fächer für die Sortierung befinden. Das System lässt sich in Länge, Breite und Höhe auf die gegebenen Räumlichkeiten der Apotheke anpassen. So entsteht die bestmögliche Raumnutzung. Bei der Inbetriebnahme wird es an das Warenwirtschaftssystem angebunden.
Medikamente werden von einem Großhandelsunternehmen in Wannen oder Kisten angeliefert und von Mitarbeitenden der Apotheke auf das Band des Roboters geschüttet. Jede einzelne Packung wird gescannt und wichtige Daten (z. B. Chargennummer, Haltbarkeitsdatum, etc.) werden via Schnittstelle automatisiert an die Lösung „Aposoft“ übergeben. Beim Scannen vermisst der Roboter die einzelnen Packungen, so dass die Größe und das Volumen bekannt ist. Das wiederum optimiert den zur Verfügung stehenden Lagerplatz innerhalb des Roboters. Der Roboter weiß aufgrund seiner ausgelesenen Informationen immer, wo er das entsprechende Medikament abgelegt hat. Da er auch weiß, wann er welches Medikament eingelagert hat, kann er auch immer das bereits am längsten gelagerte entnehmen und realisiert damit das Prinzip „First in First Out“.
Der Apothekenroboter gibt dann auf Abruf die Medikamente über die Kassensysteme am POS ( Bed: Point of Sale = Verkaufsort) wieder aus. Das alles funktioniert vollautomatisch.
Die Vorteile eines Apothekenroboters/ Kommissioniersystems gegenüber einem analogen Prozess sind:
Immense Zeiteinsparungen, die an den Handverkaufstischen in intensivere Kundenberatung und -betreuung investiert werden kann und
Minimierung der Lagerkosten durch First in First out. Das bedeutet, dass Medikamente, die zuerst eingelagert wurden, auch zuerst wieder entnommen und verkauft werden (Stichwort: Mindesthaltbarkeitsdatum).
In der Markrecherche kristallisierten sich 2 Kommissioniersysteme heraus: CareFusion | Rowa und Gollmann
Care Fusion | Rowa und Gollmann sind im Segment der Apothekenroboter die Marktführer, die bereits lange im Geschäft tätig sind und die Produktion in Deutschland haben. Die Entscheidung für eine solche Investition ist maßgeblich durch die Verfügbarkeit von Ersatzteilen und dem zur Verfügung stehenden Kundenservice bestimmt. Das sollte für eine Apotheke ein 24/7 Service Level Agreement sein mit garantierter nahezu 100%iger Verfügbarkeit des Automaten. Der Lebenszyklus eines solchen Automaten muss zwischen 10 und 15 Jahren betragen, sonst ist diese Investition nicht wirtschaftlich.
Von diesen Herstellern werden im nächsten Schritt entsprechende Angebote eingeholt und Termine vor Ort in der Apotheke hinsichtlich baulicher Maßnahmen abgestimmt.
Die Herausforderung:
Um rund um die Uhr lieferfähig zu sein, erhält die Apotheke drei- bis viermal täglich eine Warenlieferung über Großhändler. Das erfordert insgesamt einen sehr hohen Personaleinsatz im Bereich der Warenwirtschaft. Beim Wareneingang müssen alle Medikamentenverpackungen einzeln erfasst und einsortiert werden. In der Regel ist eine Arbeitskraft komplett mit den Prozessen der Warenwirtschaft gebunden. Die Zeit fehlt an den Handverkaufstischen hinsichtlich intensiver Kundenbetreuung und -beratung. Zu Stoßzeiten muss die Kundschaft teilweise lange warten.
Die Ziele:
Die Apotheke möchte aus diesem Grund die Prozesse der Warenwirtschaft digitalisieren und automatisieren. In erster Linie soll die dadurch eingesparte Zeit für eine intensivere Kundenberatung genutzt werden. Damit soll zum einen die Kundenbindung gesteigert werden, zum anderen soll durch die intensivere Präsentation des Angebots zusätzlicher Umsatz erwirtschaftet werden.
Die Vorgehensweise:
1. Analyse der IST-Prozesse, insbesondere in Bezug auf die Warenwirtschaft
2. Modellierung der SOLL-Prozesse (einschließlich einer Fit/Gap-Analyse
3. Marktrecherche in Bezug auf branchenspezifische Warenwirtschafssysteme einschließlich der Einbindung eines Kommissionier-Roboters
4. Grobe Kostenschätzung hinsichtlich des Anschaffungs- und Einführungsaufwandes
5. Dokumentation der Lösung
