Digitale Werkzeuge zur betrieblichen Prozessoptimierung

Die Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG mit Sitz in Überherrn ist Spezialist für industrielle und gewerbliche Tür- und Torsysteme und betreibt Reparatur, Wartung sowie Lieferung und Montage von Türen, Industre- und Brandschutztoren sowie Schrankenanlagen.

Herausforderung:

Die Frage nach Optimierungsmöglichkeiten im Hinblick auf die betrieblichen Ablaufprozesse beschäftigt viele Unternehmen, auch die Tortechnik Hirtz GmbH & Co. KG. Das Unternehmen ist spezialisiert auf industrielle und gewerbliche Tür- und Torsysteme. Vor allen Dingen die Arbeitsorganisation sowie die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle sollten mithilfe digitaler Technologien verbessert und gesteuert werden. Zudem sollten diese Ablaufprozesse miteinander vernetzt und die Mitarbeiter:innen stärker in die Unternehmensaktivitäten integriert werden. Die Qualifikation der Mitarbeiter:innen für den souveränen Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln (z.B. Smartphone oder Tablet als Datenerfassungsgerät) stellt dabei eine Grundvoraussetzung dar und wurde auch während der gesamten Projektlaufzeit in Form von praxisnahen Übungen priorisiert behandelt.

Analyse:

Zu Beginn des Vorhabens wurden die bestehenden Prozesse im Unternehmen analysiert und konkrete Optimierungsmöglichkeiten in Zusammenarbeit mit allen Mitarbeiter:innen evaluiert. Daraus ergab sich eine Prioritätenliste, deren Inhalte und Abläufe dann genauer definiert wurden. Man einigte sich im ersten Schritt auf die Umstellung der Zeiterfassung von analog auf digital. Darüber hinaus war dem Unternehmen wichtig, eine Lösung zu implementieren, die über die reine Zeiterfassung hinaus in der Lage ist weitere Bereiche, wie z.B. digitales Melde- oder Formularwesen, abzubilden.

Konzept:

Im Zuge der Einführung der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen wurden zuerst „Mitschreibepakete“ definiert, auf die die Mitarbeiter:innen ihre Zeiten buchen sollten. Im weiteren Verlauf wurden diese in der Software konfiguriert und den Mitarbeiter:innen dann auf ihren mobilen Endgeräten zur Verfügung gestellt. Vor der erstmaligen Nutzung wurden die Mitarbeiter:innen vor Ort in Form eines Grundlagenseminars in der Anwendung der Software entsprechend geschult. Im weiteren Projektverlauf fanden kontinuierliche Reflexionsphasen statt. So konnten Fehler erkannt und minimiert sowie Optimierungspotenzial identifiziert und umgesetzt werden.

Validierung:

Auf Grund der direkten Umsetzung aller Maßnahmen in den Tagesablauf des Unternehmens vor allen Dingen in Zusammenarbeit mit den kaufmännischen und gewerblichen Mitarbeiter:innen, kam direktes Feedback, Änderungswünsche und Verbesserungsideen, die sehr zeitnah in die Tat umgesetzt wurden. Somit fand sozusagen eine direkte „on-the-fly-Validierung“ mit den Mitarbeiter:innen statt.

Ergebnis:

Digitale Zeiterfassung, digitales Melde- und Formularwesen sowie allgemeines Workflow-Management – durch die Einführung, Anwendung und Etablierung der genannten digitalen Tools in den betrieblichen Alltag entstanden diverse organisatorische Veränderungen im Unternehmen. Damit einhergehend ergab sich ein erhöhter Kommunikationsbedarf innerhalb der gesamten Belegschaft. Die Maßnahmen im Bereich der Digitalisierung wurden von den Mitarbeiter:innen jedoch sehr gut angenommen und die Bereitschaft signalisiert, die Einführung weiterer digitaler Werkzeuge mitzugestalten sowie deren Wirkung zu bewerten und ggfs. nach zu justieren. Die bisher umgesetzten Maßnahmen führten bereits zu einer signifikanten Steigerung der Informationsgüte und -geschwindigkeit sowie einer Effizienzsteigerung bei der Informations- und Datenverarbeitung.

Verbesserungen aus wirtschaftlicher Sicht

Durch die allgemeine Standardisierung der Organisation und der Prozesse im Unternehmen wurden Fehlerquellen minimiert, Zeit eingespart und dementsprechend finanzielle Mittel geschont. Optimierte Lagerverwaltung, verbesserte Kommunikation, verbesserte Kund:innenpflege, Zentralisierung, etc. – Langfristig gesehen wirkt sich die ERP-Software aus betriebswirtschaftlicher Sicht positiv auf die Effizienz und dadurch auf den Unternehmenserfolg aus. Die Kennzahlen des Unternehmens sind omnipräsent und so können wichtige Entscheidungen auf einer ganz neuen Basis getroffen und auch entsprechend begründet werden.