Neues ERP-System für optimierte Prozesse

Ein eigenes System für den Einkauf. Ein weiteres für die Buchhaltung. Teilweise papierbasierte Abläufe. Und eine Lagerverwaltung, die noch nicht vollständig digitalisiert ist. Der Krahnen GmbH war klar: Es fehlt eine durchgängige Systemunterstützung. Bei der Suche nach der passenden Warenwirtschaftssoftware hat der Hersteller von Industriesaugern die Services des Mittelstand-Digital Zentrums Rheinland genutzt und über eine Prozessaufnahme einen SOLL-Prozess erarbeitet, in dem die technischen Anforderungen an das neue ERP-System klar formuliert sind.

Angefangen hat alles mit einer Unternehmenssprechstunde am Telefon: Simon Alker, Betriebsleiter bei der Krahnen GmbH, stellte den Kölner Mittelständler vor, schilderte Probleme und Herausforderungen und formulierte Ziele und Wünsche. Die Digitalisierungsexpert*innen des Mittelstand-Digital Zentrums Rheinland erläuterten Lösungsansätze und Best Practices anderer Unternehmen sowie die Methoden, mit denen das Zentrum kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Digitalisierung unterstützt.

„Dann haben wir den gesamten Unternehmensprozess aufgenommen“, erklärt Martin Welsing, Wissenschaftlicher Mitarbeiter des WZL Aachen und KI-Trainer im Mittelstand-Digital Zentrum Rheinland. Bei einer Potenzialanalyse vor Ort wurden gemeinsam mit Vertretern der Krahnen GmbH alle Prozessschritte erfasst, Potenziale identifiziert und auf einem sechs Meter langen Papier visualisiert. „Wir arbeiten in dieser Phase bewusst mit Stift und Papier“, erläutert Welsing. „Das fördert das gemeinsame Prozessverständnis.“ Erst anschließend wurden die Ergebnisse geplottet und digitalisiert – als Grundlage für einen zweiten Workshop-Tag.

Nachdem der IST-Prozess detailliert beschrieben war, stand der SOLL-Prozess im Fokus“, blickt Martin Welsing zurück. Ein Arbeitsschritt, der dann besonders erfolgreich umgesetzt werden kann, wenn die Vorarbeit stimmt. „Wenn ich das Problem genau beschreibe, ist die Lösung gar nicht mehr so schwierig“, sagt der Digitalisierungsexperte. „Darum legen wir so viel Wert auf eine klare Erfassung und Beschreibung der Ausgangsituation und Problemlage.“

Gemeinsam mit Verantwortlichen und Mitarbeitenden des Unternehmens suchte das Team aus Aachen Lösungsansätze für jedes Potenzial: Wo müssen Schnittstellen zwischen Abteilungen entstehen? Wie kann mehr Transparenz erreicht werden? Welche Prozesse sind zu automatisieren? Und wie kann personengebundenes Wissen allen zugänglich gemacht werden? Am Ende von zwei Workshoptagen stand der SOLL-Prozess mit allen Anforderungen, die die Krahnen GmbH an ihr zukünftiges ERP-System stellt – und allen Lösungen, die sie erwartet.

„Mit dieser Grundlage kann das Unternehmen ganz gezielt das Warenwirtschaftssystem erwerben und integrieren, das optimal auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist“, so Martin Welsing, der weiß, dass es bei vielen KMU gerade bei der Beschreibung der Ausgangssituation und der Anforderungen hakt. „Oft fehlt der Blick von außen. Das ist sehr hilfreich, um eingefahrene Arbeitsabläufe „aufzudecken“ und zu optimieren.“ Eine Unterstützung, die auch Simon Alker von der Krahnen GmbH sehr zu schätzen weiß: „Die Unterstützung des Mittelstand-Digital Zentrums Rheinland war genau das, was wir gebraucht haben, um ein neues Warenwirtschaftssystem zu finden, das unseren Anforderungen entspricht.“