Mehr Effizienz durch opti­miertes E-Shop-System

Die „digitale Revo­lu­tion“ meistern – das war und ist für die Rauten­berg Media KG eine der Heraus­for­de­rungen der vergan­genen Jahre. Denn die Digi­ta­li­sie­rung betrifft nicht nur Produkte und Dienst­leis­tungen der vier Unter­neh­mens­be­reiche Zeitung, Druck, Web und Film. Sie wirkt sich auch auf zahl­reiche Arbeits­ab­läufe aus. Die fami­li­en­geführte Medi­en­gruppe beschäf­tigt sich daher konti­nu­ier­lich mit der Digi­ta­li­sie­rung ihrer Prozesse. Zu Beginn 2020 startete die Rauten­berg Media KG gemeinsam mit Digital in NRW ein Projekt zur Konzi­pie­rung und Umsetzung eines opti­mierten Online­shop-Systems.

Schwach­stellen iden­ti­fi­zieren, Ziele formu­lieren:

Begonnen hat die Zusam­men­ar­beit mit dem Kompe­tenz­zen­trum ganz klassisch mit einem Unter­neh­mens­be­such, bei dem sich die Digi­ta­li­sie­rungs­ex­perten von Digital in NRW direkt vor Ort einen Überblick verschaffen und Möglich­keiten der Zusam­men­ar­beit vorstellen konnten. Dann folgte eine Poten­zi­al­ana­lyse: „Im Rahmen der Analyse haben wir gemeinsam mit unseren Ansprech­part­nern im Unter­nehmen Schwach­stellen in den Prozessen der Medi­en­gruppe iden­ti­fi­ziert, die wir für die Opti­mie­rung der Online­shops in den Mittel­punkt der Zusam­men­ar­beit gestellt haben“, blickt Kristof Briele, wissen­schaft­li­cher Mitar­beiter am Werk­zeug­ma­schi­nen­labor der RWTH Aachen und Digital in NRW-Projekt­leiter, zu den Anfängen der Zusam­men­ar­beit zurück.

Im Rahmen eines Gestal­tungs­work­shops, der aufgrund der Corona-Pandemie zum ersten Mal ebenfalls digital stattfand, wurden Anfor­de­rungen an die Online­shops formu­liert und Arbeits­pa­kete zur Opti­mie­rung erar­beitet, die jetzt Schritt für Schritt umgesetzt werden.

Ein E-Shop-System, mehr Effizienz:

Ziel ist es, die Hand­ha­bung der Online­shops für Zeitungs­an­zeigen und Druck­auf­träge auf Kunden- und Mitar­bei­ter­seite glei­cher­maßen zu verein­fa­chen. So sollen in den opti­mierten Online­shops zukünftig Stan­dard­pro­dukte angeboten und Vorlagen bereit­ge­stellt werden. Diese sind vom Kunden einfach und selbst­er­klä­rend auszu­füllen, bevor sie anschlie­ßend auto­ma­tisch weiter­ver­ar­beitet werden. „Auf diese Weise wird die Effizienz der Online­shops erhöht. Stan­dard­pro­zesse laufen auto­ma­ti­siert und die sonst erfor­der­li­chen Nach­ar­beiten durch Service­mit­ar­bei­te­rinnen und -mitar­beiter fallen weg“, erklärt Briele. „So entstehen neue Ressourcen, zum Beispiel für Groß­pro­jekte oder die Kunden­ak­quise.“ Gleich­zeitig verrin­gert die Zusam­men­füh­rung beider Shops in einem einheit­li­chen System mit gleichem Nutzer­inter­face mögliche Einar­bei­tungs­zeiten sowie Wartungs­ar­beiten.

Basis für neue Geschäfts­mo­delle:

Auch die geplante Auswer­tung der in den Shops erfassten Daten zu Zahl­diensten, Kontakt- und Auftrags­arten oder Kunden­gruppen bietet Vorteile mit Zukunfts­po­ten­zial: „Die Erkennt­nisse, die das Unter­nehmen aus diesen Daten ziehen kann, sind eine wichtige Grundlage für die Entwick­lung und Etablie­rung neuer Geschäfts­mo­delle“, ist Kristof Briele sicher. Schließ­lich möchte sich die Rauten­berg Media KG konti­nu­ier­lich weiter­ent­wi­ckeln, Digi­ta­li­sie­rungs­maß­nahmen voran­treiben und das Unter­nehmen zukunfts­si­cher aufstellen.

Wissens­ver­mitt­lung für Mitar­beiter:

Aus diesem Grund ist auch die Schulung von Projekt­ma­na­gern der Medi­en­gruppe Inhalt der Umset­zungs­be­glei­tung von Digital in NRW. In wöchent­li­chen – virtu­ellen und falls möglich auch persön­li­chen – Treffen werden daher nicht allein die Fort­schritte und Entwick­lungen bei der Umsetzung des E-Shop-Systems bespro­chen und analy­siert. Auch die Quali­fi­zie­rung des Personals steht dabei immer mit im Fokus. „Wir möchten helfen, Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter zu befähigen, zukünf­tige Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekte eigen­ständig reali­sieren zu können“, erklärt Kristof Briele. Der Abschluss der Umset­zungs­be­glei­tung erfolgt Mitte 2020. Die Projekt­ma­nager sind mit umfas­sende Metho­den­wissen für weitere Digi­ta­li­sie­rungs­maß­nahmen gerüstet. Das neue Online-Shopsystem wurde im Nachgang bereits in Teilen umgesetzt und ist online verfügbar. Doch auch, wenn die gemein­same Zusam­men­ar­beit in diesem Projekt nun beendet ist: Kristof Briele möchte auch über die Projekt­lauf­zeit hinaus – ebenso wie alle Projekt­be­tei­ligten von Digital in NRW – „… immer für Fragen zur Verfügung stehen.“