Digitalisierung des Erfassungs- bis Bezahlungsprozess

Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens war es ein Ziel, den Rechnungsdurchlauf inkl. der Prüfung und Korrektur von Rechnungen zu digitalisieren und ein Verfahren für den elektronischen Posteingang zu etablieren. Dazu wurden die innerbetrieblichen Prozesse mithilfe der Wertstromanalyse erfasst. Hierbei wurde besonderer Fokus auf den Informationsfluss und die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte gelegt. Die Analyse der Ist-Situation zeigte deutlich, dass in den Prozessen etliche Medienbrüche auftreten und großes Potenzial zur Einsparung von Arbeitszeit, durch die Vermeidung dieser Medienbrüche besteht. Mit der Einführung der Software enaio® und einem Baurechnungseditor für den digitalen Rechnungsdurchlauf konnte dieses Potenzial gehoben werden. Beim Einscannen der Eingangsrechnungen erleichtert KI die Zuordnung der Rechnungen an die Prüfer. Die digitale Ablage in Kombination mit einer Suchfunktion ermöglicht dabei einen transparenten Zugriff auf die Rechnungen sowie bessere Prüf- und Vergleichsmöglichkeiten. Arbeitszeiteinsparungen konnten somit bereits bei der Erfassung der Eingangspost und durch den Wegfall der nachträglichen Ablage der Rechnungen realisiert werden.