Automatisierung von europaweiten Ausschreibungsprozessen

Veröffentlicht: 17.03.2025 / zuletzt bearbeitet: 08.06.2026

Projektziele & Projektergebnis

Projektziele:
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz), des Innovationsgrades und von Prozessen.
Projektergebnis:
Das Projekt ermöglichte die KI-gestützte Neutralisierung herstellerspezifischer Informationen in Ausschreibungsdokumenten, wodurch technische Vorbeschriebe automatisiert erstellt und wettbewerbsfair gestaltet wurden, was Fehler reduzierte und Zeit sparte.

Gesamtprojekt

Personentage
10 Tage
62 Tage
Nicht ausgeführt
40 Tage
0 Tage
0 Tage
Phase
Konzept
Prototyp
Entwicklung
Testen
Implementierung
Beteiligte
1
3
1
1
1
1
0
0
0
0
Kosten*
0 €
0 €
0 €
0 €
0 €
Projektphase ausgeführt
Projektphase nicht ausgeführt
interne Projektbeteiligte
externe Projektumsetzer

Top Erkenntnisse aus dem Projekt

  • KI zur Optimierung der Prozesse: Name Entity Regognition (NER) hat sich als sehr wirksam erwiesen, wenn es darum geht Hersteller spezifische Begriffe zu identifizieren.
  • Die Mischung machts: Durch die Kombination aus NER, LMMs und programmatischer Automatisierung mithilfe von Python konnte der Prozess der europaweiten Ausschreibungen effizienter gestaltet werden.
  • Es muss nicht immer KI sein: Viele Prozesse lassen sich einfacher und effizient mithilfe von programmatischer Automatisieren optimieren.

    • Ausgangslage

    Es bestehen Optimierungspotenziale in den Bereichen Prozesse
    Durch die KI-gestützte Neutralisierung herstellerspezifischer Informationen wurde die Einheitlichkeit der Ausschreibungsunterlagen verbessert und der manuelle Korrekturaufwand deutlich reduziert.
    Die Produktivitätspotenziale wurden nicht ausgeschöpft in den Bereichen Prozesse
    Die Automatisierung der Mengengerüsterstellung hat zeitaufwendige manuelle Übertragungen aus dem Warenwirtschaftssystem ersetzt und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung großer Ausschreibungen.

    Zentrale Fragestellungen im Projekt

    • Eine besondere Herausforderung war die automatische Neutralisierung herstellerspezifischer Informationen, da unterschiedliche Datenquellen vereinheitlicht und manuelle Eingriffe minimiert werden mussten. Darüber hinaus handelte es sich bei den Wörtern, welche durch KI erkannt werden sollten, um firmenspezifische Sonderfälle, wodurch der Einsatz von vor trainierten Modellen nicht ausreichte.
    • Wie können wir machen, dass herstellerspezifische Informationen in Ausschreibungsunterlagen automatisch neutralisiert werden, ohne manuelle Nachbearbeitung und Qualitätsverluste? Zusätzlich stellt sich die Frage, wie eine KI-Lösung zuverlässig zwischen relevanten technischen Merkmalen und markenspezifischen Begriffen unterscheiden kann, um eine faire und transparente Ausschreibung zu gewährleisten.
    • Wir haben uns gefragt, wie eine KI so trainiert werden kann, dass sie herstellerspezifische Begriffe zuverlässig erkennt und durch neutrale Formulierungen ersetzt, ohne die inhaltliche Präzision zu verlieren. Zudem haben wir überlegt, wie unterschiedliche Datenquellen – von PDFs bis zu Warenwirtschaftssystemen – effizient verarbeitet werden können, um eine konsistente und automatisierte Neutralisierung zu gewährleisten.

    Projektdetails

    Zeitrahmen: 24.08.2024 - 26.03.2025

    Die Aura GmbH aus Nürnberg, spezialisiert auf innovative Büro- und Objekteinrichtungen, führte gemeinsam mit dem Mittelstand-Digitalzentrum Franken ein Digitalisierungsprojekt zur Automatisierung europaweiter Ausschreibungen für Büroeinrichtungen durch. Mithilfe von KI wurden Prozesse wie die Erstellung technischer Vorbeschriebe, Mengengerüste und die Neutralisierung von Texten optimiert, wodurch der bisher hohe manuelle Aufwand sowie Fehlerquellen reduziert wurden. Ziel des Projekts war es, die Effizienz der Ausschreibungsprozesse zu steigern, Medienbrüche zu überwinden und Fehlerquellen zu minimieren.

    Ergebnisse der einzelnen Projektphasen

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    Mögliche Hard- und Software-Lösungen

    Software: Python
    Software: Open Source KI Modelle von SpaCy, Llama und HuggingFace
    Link zur Demonstratoren-Plattform: https://github.com/Mittelstand-Digital-Zentrum-Franken/Automatisierung_von_Ausschreibungen/tree/main

    Unternehmensbeschreibung

    Name
    AURA GmbH - Innovative Arbeitswelten
    Anschrift
    Frankenstrasse 150d, 90461 Nürnberg
    Umsatz pro Jahr
    Nicht angegeben
    Branche
    Grundstück-/ Immobilienwirtschaft
    Gründungszeitraum
    Vor 10 - 49 Jahren
    Beschäftigtenzahl
    10 - 49
    IT-Investition pro Jahr
    Nicht angegeben
    Unternehmensangebot
    Dienstleistung
    Unternehmer*innen Zitat zum Projekt
    „Wir werden täglich mit neuen ‚verheißungsvollen‘ Tools und KI-Neuheiten konfrontiert, doch es stellte sich für uns die Frage: Können wir überhaupt etwas davon nutzen, um unsere Prozesse zu optimieren und den Arbeitsalltag unserer Mitarbeitenden zu verbessern? Und falls ja, wie und in welchem Bereich? Dank der engagierten Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Franken haben wir jetzt tatsächlich etwas, das Hand und Fuß hat – und haben echte konkrete Einblicke erhalten, in welchen Bereichen eine KI-Lösung überhaupt Sinn machen kann, um im konkreten Fall Ausschreibungsprozesse zu automatisieren. Dank der Unterstützung wissen wir jetzt auch, in welchen Bereich wir verstärkt auf unsere bereits vorhandenen digitalen Ressourcen zurückgreifen können, um monotone Routinearbeiten zu reduzieren. Sodass der Fokus mehr auf die menschliche Interaktion und die kreative Leistung gelegt werden kann.“
    Eileen Badaou
    Leitung Kommunikation I People & Culture
    Projektbewertung aus Unternehmenssicht
    Das Projekt hat dazu beigetragen das unser Unternehmen für die Zukunft gerüstet ist.
    Mit dem Projektergebnis sind Sie zufrieden.
    Unsere Erwartungen an das Projekt wurden erfüllt.
    Sie würden die Projektumsetzer weiterempfehlen.

    Projektunterstützung

    Projektumsetzer
    AN[ki]T - Zentrum für angewandte KI und Transfer
    AN[ki]T
    ankit@hs-ansbach.de
    Zentrum
    Mittelstand-Digital Zentrum Franken
    MDZ Franken
    info@digitalzentrum-franken.de

    Weitere Kooperationspartner

    Projektumsetzer
    AN[ki]T - Zentrum für angewandte KI und Transfer
    Zentrum
    Mittelstand-Digital Zentrum Franken
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