RPA-Bots

Aus datenschutzrechtlichen Gründen findet die Kommunikation sensibler Dokumente heutzutage immer seltener über E-Mail statt. Stattdessen werden datenschutzrelevante Dokumente häufig online in Postfächern abgelegt, in die sich beide Seiten einloggen können. Im vorliegenden Fall eines Assetmanagement-Unternehmens kamen auf jeden Kundenbetreuer ca. 20 Kunden. Dies bedeutet, dass jeder Angestellte 20 Internetseiten öffnen, sich 20mal einloggen, sich 20mal durch die Menüs hindurchmanövrieren und ggf. manuell dutzende Dokumente herunterladen muss – und dies jeden Tag. Diese Tätigkeit kostet Zeit, schafft keinen Mehrwert und zehrt an der Motivation der Mitarbeiter. Gleichzeitig macht die standardisierte Vorgehensweise das Verfahren zu einem idealen Kandidaten für Automatisierung.
In einem ersten Workshop vor Ort wurde eine allgemeine Roadmap erarbeitet, welche die Potentiale von Automatisierungsanwendungen aufzeigte, und die Vorgehensweise beschrieb. Dabei ging es weit über die oben beschriebene Problemstellung hinaus. So wurde z. B. auch eine Verknüpfung der Dateien mit anderen Unternehmensteilen wie der Buchhaltung in Betracht gezogen. Auf diese Weise könnten z. B. Rechnungen aus den Postfächern heruntergeladen, an die Buchhaltung weitergeleitet, dort automatisiert zugeordnet und vom Menschen verifiziert werden. Eine solche Verkettung aus verschiedenen automatisierten Schritten, die an verschiedenen Stellen noch menschliche Eingriffe erfordern, werden als Business Process Automation (BPA) bezeichnet. Es wird jedoch ausdrücklich davon abgeraten, mit einem umfassenden Automatisierungsprojekt wie einer BPA anzufangen [1]. Aus diesem Grund wurde das Projekt auf die Automatisierung des Einloggens in die Postfächer und des Ansteuerns der jeweiligen Downloadseiten beschränkt.
Grundsätzlich bieten sich zur Lösung eines Automatisierungsproblems dieser Art zwei Lösungen an: Der direkte Zugriff auf die Daten im Postfach über API oder alternativ automatisiertes Einloggen, Ansteuern und Herunterladen über RPA-Bot. API steht für Application Programming Interface, zu Deutsch „Programmierschnittstelle“. Dafür muss der Betreiber der Datenbank, in diesem Falle des Postfachs, entsprechende Anmeldeinformationen (Bearer Tokens – eine Art digitaler Personalausweis und Zugangsberechtigung) bereitstellen. RPA steht für Robotic Process Automation und beschreibt:
„die automatisierte Durchführung von informationstechnischen Tätigkeiten mit Softwareprogrammen, die ansonsten manuell von Menschen ausgeführt werden.“ [2]
Im Klartext bedeutet dies, dass ein Computerprogramm einzelne Klicks, Website-Aufrufe oder Passworteingaben wie ein Mensch vornimmt. Dies ist zwar weniger effizient als ein Zugriff über API, hat aber den Vorteil, dass ohne Schnittstellenzugriff und mit wenigen, bis keinen Programmierkenntnissen einfache Aufgaben automatisiert werden können. Für KMU ohne eigene IT-Abteilung ist RPA daher häufig eine sinnvolle Lösung. Vor allem besteht aber keine Abhängigkeit von externen Datenbankbetreibern, die entsprechende Login-Informationen zur Verfügung stellen müssten. Dies erwies sich im hier beschriebenen Projekt als entscheidend, da die meisten Postfachbetreiber bis zum Projektende keine Bearer Tokens bereitstellten.
Nach dem ersten Workshop arbeiteten sich der Geschäftsführer des Unternehmens und der KI-Trainer unabhängig voneinander in die Materie ein. Mit diesem Wissen programmierten beide im zweiten Workshop gemeinsam einen RPA-Bot, der sich auf zwei Websites nacheinander einloggen und die Downloadbereiche ansteuern konnte. Anfängliche Schwierigkeiten konnten durch gemeinsame Online-Recherche sowie den gezielten Einsatz eines bekannten Chatbots überwunden werden.