Analyse der Informationsflüsse und Systemlandschaft

Ausgangssituation und Zielsetzung:
Die Walter Medien GmbH, ein traditionsreicher Kalenderverlag mit rund 110 Mitarbeitenden, sah sich mit zunehmender Komplexität in ihrer Produktions- und Logistikorganisation konfrontiert. Vor dem Hintergrund saisonaler Produktionsspitzen, einer heterogenen Systemlandschaft (z. B. ERP, CRM, Eigenentwicklungen) und manuell geprägter Prozessketten bestand der Bedarf, den Ist-Zustand in den relevanten Abteilungen systematisch zu analysieren. Ziel war es nicht, sofortige technische Lösungen umzusetzen, sondern die bestehenden Abläufe zwischen Einkauf, Vertrieb, Produktionsplanung, Logistik und IT strukturiert zu durchleuchten. Auf dieser Basis sollten geeignete Digitalisierungsstrategien, technische wie organisatorische Handlungsempfehlungen sowie erste konzeptionelle Ansätze zur Verbesserung der Kommunikation und Prozessintegration entwickelt werden.

Vorgehensweise und Umsetzung:
Im Zentrum des Projekts mit Walter Medien stand die strukturierte Analyse des Ist-Zustands entlang der gesamten Prozesskette – von der Kundenanfrage bis hin zur Produktion und Logistik. Gemeinsam mit allen relevanten Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf, Produktionsplanung, IT und Logistik wurden die bestehenden Abläufe im Detail betrachtet. Dabei wurden nicht nur die einzelnen Prozessschritte dokumentiert, sondern insbesondere auch die Übergabepunkte zwischen Abteilungen analysiert. Schnell zeigte sich, dass zentrale Herausforderungen weniger in fehlender Technologie lagen, sondern in Medienbrüchen, dezentralen Informationsspeichern und einer mangelhaften Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg.
Ein zentrales Ergebnis der Analyse war die Erhebung der eingesetzten IT-Systeme: Walter Medien nutzt eine Vielzahl teils historisch gewachsener Softwarelösungen – darunter eine ERP-Branchensoftware, eine eigenentwickelte CRM-Plattform sowie ein Produktionssystem. Diese Systeme waren jedoch nur teilweise miteinander vernetzt, was zu Datenredundanzen, manuellen Übertragungen (z. B. per Excel-Listen) und ineffizienten Planungsprozessen führte. Besonders kritisch war der fehlende durchgängige Datenfluss bei der Produktions- und Materialplanung: Informationen wie Materialverfügbarkeit, Auftragsstatus oder Kommissionierungsart konnten nicht zentral eingesehen werden – was in der Praxis häufig zu Missverständnissen, Verzögerungen oder Nacharbeiten führte.
Auf Basis dieser Erkenntnisse wurden erste konzeptionelle Ansätze entwickelt, um sowohl technische als auch organisatorische Potenziale zur Verbesserung zu identifizieren. Kurzfristig wurde empfohlen, durch eine einfache Eigenentwicklung eine zentrale Datenübersicht zu schaffen, die Informationen aus den vorhandenen Systemen zusammenführt und für Planung und Produktion verständlich visualisiert. Dabei sollten insbesondere Auftragsstatus, Lagerbestände, Liefertermine und individuelle Kundenanforderungen angezeigt werden. Diese Lösung könnte direkt auf vorhandene Datenbanken zugreifen und so Transparenz schaffen, ohne tief in bestehende Systeme einzugreifen.
Mittelfristig wurde ein Schnittstellenkonzept entwickelt, das die Integration zwischen ERP, CRM und den Produktionssystemen (MES) ermöglicht. Ziel war es, medienbruchfreie Abläufe zu schaffen und bestehende manuelle Prozesse durch digitale Übergaben zu ersetzen.
Langfristig wurde schließlich die Einführung eines neuen, modular aufgebauten ERP-Systems in Betracht gezogen, das standardisierte Funktionen für Auftragsverwaltung, Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Logistik und Controlling vereint. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf Schnittstellenoffenheit, Skalierbarkeit und branchenspezifische Anpassbarkeit gelegt. Das Projekt legte damit das Fundament für eine fundierte und realistische Digitalisierungsstrategie, die sowohl kurzfristige Entlastungen als auch langfristige Transformationen berücksichtigt.

Ergebnis:
Das Projekt ermöglichte Walter Medien eine umfassende Standortbestimmung im Bereich ihrer Digitalisierung. Durch die strukturierte Aufnahme der Ist-Zustände über alle relevanten Abteilungen hinweg wurde eine gemeinsame Datengrundlage geschaffen, auf der zukünftige Optimierungsschritte aufbauen können. Die gewonnenen Erkenntnisse führten zu konkreten Handlungsempfehlungen, etwa zur Verbesserung der Transparenz in der Produktionsplanung oder zur zielgerichteten Systemintegration. Besonders hervorzuheben ist, dass der Fokus nicht auf einer sofortigen Umsetzung, sondern auf einer realistischen und priorisierten Transformationsstrategie lag, die auch organisatorische Aspekte wie Schulungsbedarf und Changemanagement berücksichtigt. Mit dieser Ausgangsbasis kann das Unternehmen nun fundiert entscheiden, in welchen Bereichen kurzfristige Entwicklungen (z. B. eigene Tools) sinnvoll sind und wo sich langfristige Investitionen (z. B. ERP-Migration) lohnen.