KI-gestützte Dokumentation in der Behindertenbetreuung

In der stationären Betreuung von Menschen mit Behinderungen stellt die lückenlose Dokumentation von Gesundheitsinformationen und der Betreuungsaktivitäten eine zentrale, zugleich aber auch äußerst zeitaufwendige Aufgabe dar. In entsprechenden Einrichtungen wie etwa Wohnheimen sind neben komplexen Dienstplänen insbesondere eine verlässliche, strukturierte und zeitnahe Dokumentation leistungsrelevant sowie Voraussetzung für eine professionelle Versorgung. Insbesondere bei steigender Bewohneranzahl oder gar Vollbelegung steigt der Dokumentationsaufwand enorm. Im KI-Anwendungsprojekt des Mittelstand-Digital Zentrums Ilmenau und der Lebenshilfe Rennsteig Wohnen gGmbH in Neuhaus am Rennweg wird diesem Umstand Rechnung getragen: Neben der Optimierung der Basisdigitalisierung wurde auch ein KI-System für die Betreuungsdokumentation in Zusammenarbeit mit regionalen IT-Dienstleistern eingeführt.

Die schriftliche Dokumentation ist aus Gesundheits- und Organisationsgründen unabdingbar und muss daher entsprechend sorgfältig durchgeführt werden. Dies braucht einerseits viel Zeit, die durch die Betreuung der Bewohner und die damit zusammenhängenden Aufgaben und Bedürfnisse selten gegeben ist. Andererseits müssen die Dokumentationsaufgaben zeitnah erfolgen, um z.B. Vitalparameter oder aufgenommene Nahrung und Flüssigkeiten exakt zu erfassen. In der Realität jedoch ist es v.a. die zwischenmenschliche Aufmerksamkeit, die in der Betreuungssituation die Ressourcen der Betreuenden maßgeblich erfordert. Aus diesem Grund erfolgt die Dokumentation in der entsprechenden Software häufig zeitlich leicht verzögert nach der Versorgung, wenn der unmittelbare Kontakt bereits abgeschlossen sind. Dieses Vorgehen erfordert von den Betreuenden hohe kognitive Ressourcen, zumal die Situation durch eine angespannte Personalkapazität gerade auch im ländlichen Raum zusätzlich erschwert wird.

Darüber hinaus ergeben sich mitunter Schwierigkeiten bei der korrekten Zuordnung, Kompatibilität oder etwaigen Dopplung von Einträgen bei der vorhandenen Dokumentationssoftware. Ferner besteht die Gefahr manueller Fehler und Lücken. Diese Umstände führen nicht nur zu einem erhöhten bürokratischen Aufwand, sondern schränken auch die tatsächliche Zeit für die Betreuung der Bewohner ein. Gleichzeitig produzierten diverse Technologieansätze unnötig hohe Kosten, deren Senkung ebenfalls ein Teil des Projekts war.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, erfolgte zunächst eine eingehende Prüfung der bestehenden IT-Infrastruktur im Hinblick auf Hard- und Software. So konnte direkt abgeschätzt werden, wie KI-ready das gesamte Setting ist. Bei dieser Bestandsaufnahme wurde festgestellt, dass neben einigen Anpassungen im Hinblick auf Datenablage und -strukturierung insbesondere die manuelle Eingabe der Information per Tastatur und Maus aus Sicht der Betreuenden aus Zeitgründen optimierungsbedürftig ist: Im Alltag wäre eine sprachbasierte Eingabe per Mobilgerät wünschenswert und zielführend: Dies könnte direkt und zeitnah am Patienten erfolgen, birgt aber die Herausforderung der präzisen Spracherkennung und korrekten Zuordnung der relevanten Informationen zu den Eingabefeldern in der Dokumentationssoftware.

Die grundsätzliche Idee des KI-Anwendungsprojekts bezieht sich demnach auf die Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation per Sprachdaten. Die gesprochenen Informationen wie etwa Vitalwerte, Verhaltensbeobachtungen oder spezifische Betreuungsaktivitäten werden per Mikrofon erfasst und mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch transkribiert, strukturiert und für die Dokumentation relevante Informationen extrahiert. Wesentlich dabei ist, dass die KI nicht nur die Spracheingabe in geschriebenen Text umwandelt, sondern diesen auch intelligent den vorgesehenen Dokumentationsfeldern in der bestehenden Software zuordnet. So entfällt der Zwischenschritt der manuellen Eingabe. Die Betreuungskraft dokumentiert entsprechend „on the go“ und erspart sich späteres Nachtragen.

Das KI-Anwendungsprojekt zeigt exemplarisch, wie neue, digitale Technologien im Allgemeinen und KI im Speziellen dazu beitragen können, den Alltag in Einrichtungen der Behindertenhilfe nachhaltig zu modernisieren. Mit Blick auf den steigenden Bedarf an Betreuung, gleichzeitig aber wachsenden Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit bei unentspannter Personaldecke, bietet die KI-gestützte Dokumentation eine wichtige Chance. Eine Anwendung, die sowohl den Mitarbeitenden als auch den betreuten Menschen durch mehr Zuwendung, weniger Bürokratie und qualitativ hochwertige Dokumentation zugutekommt.