Prozessoptimierung für die Beschaffung von Labormaterialien
Projektziele & Projektergebnis
Umsetzung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung von Prozessen.
Es wurden mögliche Quellen für die hohe Varianz im Wareneingang entdeckt.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Wie kann die Bestellung von Material mit niedrigem Mindesthaltbarkeitsdatum und langer Beschaffungszeit an einen unvorhersehbaren Eingang aus Komplementärmaterial angepasst werden?
Projektdetails
KEBOS untersucht Wasserproben, um dieses insbesondere auf Legionellenbefall zu testen. Dazu werden die Wasserproben auf Agarplatten ausgestrichen werden. Die Agarplatten haben ein begrenztes Haltbarkeitsdatum und aufgrund langwieriger Qualitätstests gleichzeitig eine lange Beschaffungsvorlauf. Dieser Umstand stellt das Labor aufgrund der nur schwierig vorhersagbaren Probenanzahl vor ein erhebliches Planungsproblem: einerseits müssen abhängig von der Probenanzahl Agarplatten rechtzeitig beschafft und zeitnah verwendet werden, andererseits muss insbesondere für das Wochenende der Personalbedarf entsprechend geplant werden.
Im Workshop wurden die genauen Umstände herausgearbeitet, die dazu führen, dass Proben unvorhersehbar eingehen: Prüfungen können abgebrochen werden, wenn Abnahmestellen nicht zugänglich ist, Prüfer senden ungültige Proben ein oder die Anzahl der Entnahmestellen ist aufgrund fehlender Informationen nicht vorab bekannt. Zusätzlich können spontane Aufträge eine erhebliche Zusatzmenge verursachen. Ziel des Workshops war es daher zunächst zu untersuchen, wie die Vorhersagbarkeit der eintreffenden Proben verbessert werden kann, z. B. mit KI.
Im ersten Schritt wurde daher zunächst der Prozess zur Probenentnahme erfasst und analysiert. Dabei hat sich herausgestellt, dass sich der Prozess zwischen den zwei Entnahmeregionen in Deutschland unterscheidet. Dabei ist der Entnahmeprozess im Norden Deutschlands zuverlässiger, da vor der ersten Beprobung eines Objekts bereits die Anzahl der Entnahmestellen bekannt ist, während im Süden diese erst während der ersten Beprobung exakt ermittelt werden und daher nicht genau vorhergesagt werden können.
Als Ergebnis des Projekts konnten verschiedene Ansatzpunkte ermittelt werden, um die Vorhersagegenauigkeit zu erhöhen:
– Bessere Verknüpfung von bereits bestehenden Informationen im Kundensystem zur automatisierten Ermittlung der geplanten Proben
– Angleichung der Prozesse zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen
Aufbau von Business Intelligence-Kompetenzen, um mithilfe von Datenauswertungen z. B. Spitzenzeiten besser vorhersehen zu können
Das Ergebnis des Projekts zeigt dabei gut auf, dass zwar die Nutzung von Algorithmen zur Ermittlung der Nachfrage hilfreich sein können, aber dennoch zunächst alle technischen und organisatorischen Möglichkeiten ausgeschöpft werden sollten, um Prozesse optimal zu gestalten.
