Automatisierung des PDF-Rechnungseingangs

Bei Klempnerei Sadowski gehen Rechnungen als Briefe und zunehmend per E-Mail im PDF-Format ein. Die Rechnungen werden dann einzeln bearbeitet. Die Rechnungsdaten werden nach dem Öffnen kontrolliert, in die Buchhaltungssoftware übertragen und bezahlt. Die Rechnungen werden im Anschluss an ein Steuerberatungsunternehmen versandt. Neben dem großen zeitlichen Aufwand für diesen Prozess gaben zwei weitere Punkte den Impuls für die Kontaktaufnahme mit Prof. Dr. Wagenitz vom Mittelstand Digital Zentrum Hamburg: Die Rechnungen in Papierform konnten erstens nicht am Computer durchsucht werden, so dass nicht gut nachvollziehbar war, welche Materialien bereits bei einem Endkunden verwendet wurden. Zweitens versenden die Lieferanten der Klempnerei Sadowski Rechnungen teilweise in einem Format, welches eine automatisierte Weiterverarbeitung erleichtert.

Die Bearbeitung der PDF-Rechnungen sollte daher (teil-)automatisiert werden. Dabei wurde ein Workflow von der ankommenden E-Mail, über das Auslesen der Rechnungsdaten, dem Speichern der PDF-Datei nach festgelegten Regeln und der Verbuchung im Buchhaltungssystem angestrebt. Außerdem sollte die Durchsuchbarkeit im Volltext der abgelegten PDF-Dateien unter Windows untersucht werden. Es soll also möglich sein alle abgelegten Rechnungen, nach einer Kunden- oder Artikelnummer zu durchsuchen. In einigen Fällen wird die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format versendet. Dies sollte die automatisierte Übernahme der Daten ermöglichen. Jedoch benutzt dies nicht jedes Unternehmen. Das ZUGFeRD-Format ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Im PDF wird zusätzlich XML integriert, in welchem die Daten in elektronisch lesbarer Form gespeichert sind.

Es wurden mehrere Lösungsmöglichkeiten erarbeitet. Die Durchsuchbarkeit von PDF-Dateien unter Windows wurde für Windows 10 und 11 über die systemintegrierte Indizierung umgesetzt. Das regelhafte Speichern von eingehenden E-Mail Anhängen kann mit einem Add-on für Mozilla Thunderbird ermöglicht werden (FiltaQuilla). Anhand der E-Mail-Adresse, oder der Benennung der Rechnung kann eine Aktion ausgelöst werden. Dies kann das Speichern in einem Ordner sein. Dies wurde untersucht und prototypisch umgesetzt, um dem Unternehmen eine Grundlage für weitere Arbeiten zu geben. Dabei wurde anhand der Versand-E-Mail-Adresse der PDF-Anhang in einen Ordner gespeichert.
Eine automatisierte Verarbeitung innerhalb der verwendeten Buchhaltungs- und Banking-Software war nicht möglich, da hier kein Rechnungsimport, oder die Verarbeitung des ZUGFeRD-Formates integriert ist. Daher wurden die technischen Anforderungen an eine Buchhaltungs-Software dokumentiert, so dass die Klempnerei im Falle eines Wechsels dieser Software schnell Alternative Lösungen durch eine Internet-Recherche finden kann.

Zusätzlich wurden zwei Möglichkeiten zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails diskutiert:
Die Möglichkeit mit Hilfe der Technologie Robotic Process Automation eingehende E-Mails zu überwachen, und bei Vorhandensein einer PDF-Datei diese weiter zu verarbeiten. Mit sog. „regulären Ausdrücken“ können die benötigten Daten aus den PDF-Dateien ausgelesen werden. Diese können dann von dem Software-Roboter in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Diese Form der Automatisierung ist auch für Nutzer:innen ohne Programmiererfahrung gut einsetzbar, da Lösungen mit wenigen Mausklicks erzeugt werden können.

Als zweite Variante wurde ein Python-Skript vorgeschlagen. Durch eine Python Bibliothek sollte auch die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format möglich sein. Die Daten können so ausgelesen werden. Falls eine Schnittstelle bei der verwendeten Buchhaltungssoftware vorhanden ist, kann diese mit den Daten angesprochen werden.