Bedarfs- und Prozessanalyse für Dokumentenmanagementsystem
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz) und von Prozessen.
Es wurde eine umfangreiche Bedarfs- und Prozessanalyse hinsichtlich der Einführung eines DMS erarbeitet.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Wie kann eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse, Abläufe, Abteilungen und Abhängigkeiten im Unternehmen und eine Priorisierung dieser erstellt werden?
Projektdetails
Die Memotec Service- und Vertriebsgesellschaft mbH ist Ansprechpartner und Dienstleister für medizinische Ausstattung. Zu den Geschäftsfeldern gehören der Service und die Wartung von medizinischer Sitz- und Liegetechnik, die Herstellung von Ersatzteilen und Medizinprodukten sowie diverse Verleihmodelle.
Software- und hardwareseitig zeigt sich das Unternehmen weitestgehend gut aufgestellt. Jedoch erfolgt die Datenablage und -archivierung noch händisch, weshalb die Geschäftsführung der Memotec Service- und Vertriebsgesellschaft mbH sich intensiv mit der Einführung eines Dokumentenmanagamentsystems (DMS) beschäftigt hat.
Es wurde eine umfangreiche Bedarfs- und Prozessanalyse hinsichtlich der Einführung eines DMS erarbeitet. Zur weiteren Entscheidungsfindung wurde der Ist-Zustand dokumentiert sowie im regelmäßigen Austausch der Soll-Zustand erarbeitet und festgehalten. Das Unternehmen und deren Arbeitsabläufe wurde in einzelne Abteilungen, Hauptprozesse sowie Teilprozesse aufgeteilt, um einen möglichst weitgefächerten und konkreten Überblick über derzeitige Strukturen, Prozesse und Abhängigkeiten zu erhalten. Darüber hinaus kommt im Unternehmen bereits eine Vielzahl an Hard- und Software zum Einsatz, welche ebenfalls in der Analyse Berücksichtigung fand.
