Digitales Auftragsmanagement |Das papierlose Büro von morgen

Die MEGALIFT Bremen GmbH ist ein Bremer Anbieter für Krandienstleistung im Industrie- und Baugewerbe. Das bundesweit agierende Unternehmen ist marktführend in Norddeutschland. Mit 15 Kranen und mehreren Schwerlasttransportern deckt es ein breites Spektrum an Anwendungsbereichen ab – vom Brückenbau bis zur Windturbinenaufrichtung.

Die Herausforderung

Das Unternehmen wollte den administrativen Aufwand in Verwaltung und Betrieb deutlich reduzieren. Von der Beschleunigung der Prozesse erhoffte sich die Unternehmensleitung insbesondere drei Punkte:

– eine schnellere Reaktion auf Kundenanforderungen, insbesondere in der Disposition
– eine Senkung des Fehlerpotenzials in den Arbeitsabläufen, beispielsweise in der Dokumentation
– die Belastung der Mitarbeitenden reduzieren, im Wesentlichen Belastungen in Form von Mehrarbeit.

Dies sollte unter anderem durch eine Vermeidung von Medienbrüchen in den Prozessen gelingen.

Die Vorgehensweise

Mit dem Wunsch, mehr zu den Möglichkeiten der Digitalisierung zu erfahren, wandte MEGALIFT sich ans Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen. Die Zusammenarbeit begann mit einer Ist-Zustand-Analyse während eines Besuchs von Vertretern des Kompetenzzentrums vor Ort. Unternehmensvertreter und externe Experten betrachteten die Annahmeverläufe, die Auftragsplanung und -durchführung sowie das Rechnungswesen.

Um den Soll-Zustand zu definieren, richtete das Kompetenzzentrums anschließend einen sogenannten Design-Thinking-Workshop aus. Die beteiligten Unternehmens- und Institutsvertreter entwickelten Digitalisierungsideen und priorisierten die Anforderungen und Lösungsansätze.

Dabei definierten sie unter anderem folgende Ziele:
– eine papierlose Büroführung, um Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen zu schonen
– Einsatz von mobilen Endgeräten, um einen durchgängigen elektronischen Zugriff auf alle wichtigen Informationen aus dem Tagesgeschäft zu gewährleisten
– ein GPS-Tracking der Fahrzeuge, um es mit den mobilen Lösungen zu verknüpfen
– Nutzung von kompatiblen technischen Systemen, um Insellösungen zu vermeiden

Im dritten Schritt erstellte eine Gruppe von Studentinnen und Studenten im Rahmen eines Lehrprojekts an der Universität Bremen ein Digitalisierungskonzept. Sie führte dabei eine Marktrecherche durch, prüfte die Wirtschaftlichkeit des Konzepts und entwickelte Prototypen.

In der Umsetzungsphase orientierte sich MEGAFLIFT zunächst an vergleichbaren Best-Practice-Lösungen und suchte dann die passenden Partner. Die Umsetzung beinhaltet auch eine kontinuierliche Verbesserung der Lösungen und Prozesse auf Basis der gesammelten Erfahrungen.

Das Ergebnis

MEGALIFT setzt nun für die Angebots- und Auftragserstellung sowie zur Disposition eine Branchensoftware ein. Sie trägt zur Papiereinsparung und einfacheren Aktualisierung bei. Die Betriebsmitarbeiter arbeiten vor Ort bei den Kunden mit Tablets, sodass sie Informationen einfacher und schneller ins Büro übermitteln können. Gleichzeitig ermöglicht diese Lösung eine effektive Zeiterfassung bei der Lieferung und eine genauere Gesamtkostenanalyse. In naher Zukunft möchte das Unternehmen zudem ein Dokumentenmanagementsystem einführen. Geplant ist auch eine Lösung zum GPS-Tracking der Fahrzeuge, wodurch präzisere Aussagen bezüglich der Ankunftszeiten bei Kunden möglich sind.

Das Projekt hat gezeigt, dass die Einbindung der Mitarbeiter ein wesentlicher Faktor bei der Digitalisierung eines Unternehmens ist. Zur Mitarbeitermotivation hat MEGALIFT deshalb entlang des gesamten Projekts den Austausch mit den betroffenen Beschäftigten gesucht sowie Schulungen und Workshops durchgeführt. Parallel wurde die interne IT-Kompetenz ausgebaut.

Um das Gesamtvorhaben umsetzbar zu machen, hat MEGALIFT es in Arbeitspakete und Teilaspekte gegliedert, die anschließend priorisiert wurden.