Digitales Partnermanagement im Marketing

KONZEPT° ist ein Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Bayern und mit etwa 25 Mitarbeitenden. Es unterstützt seine Kunden seit über 30 Jahren bei der Planung und Realisierung von Marketing Maßnahmen. Während die Planung und Produktion des Werbematerials in-house erfolgt, wird bei der Montage beim Kunden vor Ort deutschlandweit auf ein Netzwerk von über 300 Partnern zurückgegriffen. Gutes Partnermanagement ist hier essentiell.

Die Herausforderung:

Das Unternehmen kommuniziert mit den Partnern, übermittelt Termine und Daten für die Montage, sowie Fotos zur Dokumentation. Das erfolgt derzeit ausschließlich per Telefon und Email. Zusätzlich zu projektspezifischen Daten tauschen beide Seiten eine hohe Anzahl von repetitiven Informationen aus.

Durch die Vielzahl von Partnern und Projekten, ist der Aufwand für die Kommunikation per Telefon und Mail sehr hoch. Das Partnermanagement ist derzeit noch zu aufwendig und im Ergebnis nicht immer zufriedenstellend. Insbesondere unter dem Aspekt der Skalierung ist dieser Aufwand langfristig nicht tragbar.

Die Ziele:

KONZEPT° wünscht eine digitale Unterstützung im Prozess der Kommunikation mit dem Partnernetzwerk. Dafür soll ein passendes Projektmanagement-Tool gefunden und getestet werden. Ein besonderes Augenmerk möchte das Unternehmen darauf legen, Emails, Telefonate und den Austausch sich wiederholender Informationen zu reduzieren, also das Partnermanagement zu optimieren.

Die Vorgehensweise:

Problemanalyse

1. Dokumentation des Auftragsprozesses

2. Erstellung von ersten Problem Statements

Bedarfsanalyse

1. Identifikation von Herausforderungen im Auftragsprozess mit KONZEPT° und dem Partnernetzwerk (Interviews)

2. Integration der gefundenen Herausforderungen in die Problem Statements der Problemanalyse, sowie Verortung nach Prozessschritt/-beteiligten

Ideation & Prototyping (inkl. Evaluation)

1. Erstellung eines Prototyps in einem Test-Account eines etablierten web-basierten, SaaS-Projektmanagement-Tool

2. Gemeinsame Evaluation und Weiterentwicklung von greifbar dargestellten Lösungsansätzen des Prototyps mit KONZEPT° als Anforderungsexperten und _Gemeinsam digtial als Tool-Experten

Konsolidierung aller Projektergebnisse

Die Lösung:

Das Kompetenzzentrum erarbeitete mit dem Unternehmen ein Konzept für die Einführung eines Projektmanagement-Tools. Dieses soll insbesondere für ein besseres Partnermanagement genutzt werden. Das Konzept stellt die IST-Situation, die Probleme, die Lösungen und alle Projekt-Ergebnisse dar. Zudem ist hier der erarbeitete Prototyp des Projektmanagement-Tools und notwendige Schritte für die Einführung dokumentiert.

Im Projekt nutzte das Projekt-Team das etablierte Tool Monday.com. Als weitere mögliche Projektmanagement-Tools können Unternehmen alternativ z.B. Asana, Trello, Open Project oder MeisterTask nutzen. Für die passende Auswahl empfiehlt es sich Fachvergleiche zu Rate zu ziehen.

Allgemeine hilfreiche Funktionen im genutzten Tool von Monday.com sind:

– Vergabe von Status & Definition eines Ansprechpartners

– Kommunikation über Updates (kann ebenfalls per Mail genutzt werden)

– Bereitstellung von Informationen und Dateien (im Browser und der mobilen App)

Für folgende konkrete Probleme fand das Expertenteam folgende Tool-Funktionen als Lösung:

1. Problem: Stammdaten werden in der Kommunikation mit Partnern oftmals repetitiv angefragt.

Lösung: Informationen zu Partnern können in einem Projektmanagement-Board zentral eingesehen werden. Anfragen für Partner können die Projektverantwortlichen über Updates mit Chat-Charakter stellen.

2. Problem: Partner erhalten ungenügend Informationen vor Kundenterminen.

Lösung: Informationen für Kundentermine können in entsprechende vordefinierte Infoboxen eingetragen werden. Für die Bereitstellung der Infos wird ein Ansprechpartner und Status, sowie eine Deadline vergeben.

3. Problem: Intern muss an kundenspezifische Details erinnert werden.

Lösung: Details zu Kunden können auf einem separaten „Kundenboard“ eingesehen werden, die Überprüfung der Details ist als Aufgabe mit Status, Ansprechpartner und Deadline festgelegt.

4. Problem: Partner erhalten keine Informationen zur Materialsortierung für die Montage.

Lösung: Informationen zur Montage und Materialsortierung tragen Projektbeteiligte in entsprechenden vordefinierten Infoboxen ein. Für die Bereitstellung der Infos wird ein Ansprechpartner und Status, sowie eine Deadline vergeben.

5.Problem: Das Unternehmen erhält Dokumentationsfotos der Montage von Partnern zu spät oder in ungenügender Qualität.

Lösung: Partner werden auf dem Projektmanagement-Board an die Dokumentation erinnert, Erhalten standardisierte Anleitungen und können Fotos direkt nach der Aufnahme mit der mobilen App bereitstellen.

Als weitere Schritte für die Einführung (Roadmap) empfiehlt das Kompetenzzentrum:

– Weiterer Testdurchlauf mit Team und ggf. Partnern

– Verhandlung der Kosten und Rahmenbedingungen mit Monday, ggf. erst Verlängerung des Testzugangs

– Anwendung des Testboards auf ein Testprojekt

– Gelerntes implementieren

– Test Board als Template definieren und nach und nach auf neue Projekte übertragen

– Monday-Beauftragter im Unternehmen definieren

– Reviews und Verbesserung des Monday-Boards, Implementierung in das Template (jedes Quartal)