Digitalisierung von Rechnungsprozessen
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „Controlling & FiBu“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Nachhaltigkeit, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz) und von Prozessen.
Analyse und Optimierung der Rechnungsprozesse sowie Recherche und Vorstellung unterschiedlicher, geeigneter Software-Anbieter.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Automatisierung: Welche Systeme ermöglichen eine nahtlose Automatisierung der Freigabe- und Archivierungsprozesse für Eingangs- und Ausgangsrechnungen?
- Integration: Wie kann die bestehende Softwareinfrastruktur, insbesondere DATEV, effizient mit neuen digitalen Lösungen verknüpft werden?
- Effizienzsteigerung: Wie lässt sich der manuelle Aufwand bei gleichzeitiger Einhaltung von Archivierungs- und Dokumentationspflichten nachhaltig reduzieren?
Projektdetails
Die BENC Bioenergiecentrum KG, ein Unternehmen aus der Abfall- und Energiebranche, ist auf die umweltgerechte Verarbeitung und Trennung von verpackten Abfällen in Reststoffe und Bioenergie spezialisiert. Im Rahmen des Projekts wurden ihre Rechnungsprozesse analysiert und optimiert.
Das Unternehmen, das 1999 gegründet wurde und 16 Mitarbeitende beschäftigt, verarbeitet monatlich rund 50 Eingangs- und 40 Ausgangsrechnungen, die bisher überwiegend papierbasiert abgewickelt und zur Bezahlung freigegeben wurden.
Ziel der Potenzialanalyse war es, die bisher manuellen, zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozesse zu digitalisieren und automatisieren, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und die Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
Im Zuge der Analyse wurde eine Lösung entwickelt, die den Einsatz neuer Software ermöglicht, um die Freigabe und Archivierung von Eingangsrechnungen sowie den automatisierten Versand von Ausgangsrechnungen zu erleichtern. Damit soll ein nachhaltiger und digitaler Workflow etabliert werden, der sowohl die Anforderungen des Unternehmens als auch rechtliche Vorgaben wie Archivierungspflichten erfüllt.