ERP-Lösung im Elektro Handwerk

Im Rahmen eines Online-Checks wurde gemeinsam mit dem Unternehmen eine grobe Digitalisierungsstrategie mit den ersten Anforderungen an eine ERP-Lösung erarbeitet. Im weiteren Verlauf des Projekts kristallisierten sich dabei zwei Software-Hersteller heraus, die die Bedarfe der Firma Rief ganzheitlich abdecken konnten und daher gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum Saarbrücken in Form von Präsentationsterminen (online sowie vor Ort) näher beleuchtet und im Nachgang gemeinsam bewertet wurden.

Herausforderung:

Großer Bedarf lag bei der Firma Rief Elektro u.a. auf der Lösung der Schnittstellen-Problematik im Bereich der Auftragsabwicklung, um einen möglichst reibungslosen Ablauf ohne Medienbrüche gewährleisten zu können.

Dadurch, dass viele Stellen gleichzeitig bedient werden müssen, entsteht hier eine sehr hohe Fehleranfälligkeit. Dies betrifft in erster Linie folgende Bereiche:

Arbeitsvorbereitung

Vernetzung der vorhandenen Arbeitsplätze

(Mobile) Terminverwaltung

(Mobiler) Zugriff auf Projekte inkl. aller relevanten Dokumente/Informationen

Ressourcen-/Mitarbeitereinsatzplanung

Analyse:

Zielsetzung des Umsetzungsprojekts war daher, eine nach eingehender Recherche geeignete ERP-Software unter Berücksichtigung der individuellen Bedarfe zu implementieren. ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet eine Software, welche die betriebswirtschaftlichen Prozesse eines Unternehmens steuert bzw. auswertet sowie eine effiziente Ressourcenplanung ermöglicht. Hier war der Firma Rief u.a. wichtig, die laufenden monatlichen Kosten für Software-Pflege, Lizenzgebühren oder Support möglichst gering zu halten. Darüber hinaus war essenziell, dass durch die neue Software die Nachvollziehbarkeit der Betriebsabläufe stets gewährleistet ist und alle laufenden Projekte in einem Soll-Ist-Abgleich transparent abgebildet werden.

Während der Nutzen einer ERP-Software offenkundig ist, so ist Unternehmerinnen und Unternehmern oft nicht klar, wie die Einführung einer solchen Software konkret ablaufen soll. In vielen Fällen entstehen bereits Fehler, bevor das eigentliche Projekt überhaupt startet. Einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren ist hier, alle am Projekt Beteiligten bereits anfangs mit einzubeziehen und gemeinsam festzulegen, wie das gesamte Projekt organisiert und strukturiert sein soll. So lassen sich Missverständnisse oder fehlende Verantwortlichkeiten vermeiden. Darüber hinaus lässt sich verhindern, dass ERP-Einführungen auf der Stelle treten und große finanzielle Budgets verbrennen, ohne dabei entscheidende Fortschritte zu erzielen.

Jede ERP-Einführung ist dabei so einzigartig wie das Unternehmen selbst. Wie der kompletten Neueinführung ist eine Projektlaufzeit von anderthalb bis zwei Jahren realistisch. Dies hängt u.a. auch von den gegebenen Rahmenbedingungen, wie Unternehmensgröße, bereitgestellte Ressourcen bzw. Kapazitäten oder der bereits bestehenden Basis ab.

Im Idealfall kümmert sich der ERP-Verantwortliche eines Unternehmens während der Einführung ausschließlich um dieses Projekt. Dies ist jedoch, gerade in einem kleineren Handwerksbetrieb wie der Firma Rief Elektro, nicht so einfach realisierbar. In der Regel sind diese qualifizierten Mitabreitenden (oder die Geschäftsführung selbst) für andere Tätigkeiten unentbehrlich und stark ins Tagesgeschäft involviert.

Konzept:

Im Rahmen des Projekts wurden zwei verschiedene Software-Hersteller näher ins Auge gefasst. Zum einen eine branchenspezifische Software aus dem Elektrohandwerk, zum anderen eine branchenübergreifende Software, die jedoch in der Lage war, aufgrund des Aufbaus und vieler Zusatzmodule, die Bedarfe der Firma gleichermaßen abzudecken. Mit beiden Herstellern fanden Demonstrationstermine statt, bei denen neben der Geschäftsführung auch Führungskräfte sowie Büro-Mitarbeitende teilnahmen. So sollte gewährleistet werden, dass möglichst viele Ideen sowie Anforderungen an die Software zusammengetragen werden konnten und ein möglichst breites Spektrum hinsichtlich der Zusammenstellung des Lastenheftes abgebildet werden konnte. Ein nicht zu vernachlässigender Punkt war außerdem die Datensicherung auszulagern. Momentan wird dies noch über ein NAS (Network Attached Storage) in den eigenen Räumlichkeiten umgesetzt, was jedoch einige Gefahren mit sich bringt (Wasserschäden, Brände) und im schlimmsten Fall zum kompletten Datenverlust führt.

Validierung:

Im Nachgang an alle durchgeführten Präsentationstermine seitens der Software-Hersteller fand ein gemeinsamer Abgleich der Software-Funktionalitäten mit den definierten Anforderungen des Unternehmens statt.

Ergebnis:

Nach durchgeführter Ist-Analyse sowie der Erstellung eines Lastenheftes, d.h., der Zusammenstellung der Anforderungen, die die ERP-Software erfüllen soll, wurde vor dem eigentlichen Erwerb der Software eine eingehende Recherche bzgl. Fördermöglichkeiten durchgeführt. Für Digitalisierungsvorhaben existieren grundsätzlich sowohl bundesweite als auch länderspezifische Förderprogramme. Im Falle der Firma Rief wurde eine Förderung über den „DigitalStarter Saarland“ beantragt. Innerhalb dieses Programms werden neben den Ausgaben für die Einführung bzw. Verbesserung von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen durch Informations- und Kommunikationstechnologie (Hard- und Software) auch Maßnahmen im Bereich der Migration bisheriger Daten in die neuen Systeme sowie Ausgaben für Schulungsmaßnahmen zu den angeschafften Systemen durch externe Anbieter gefördert, was der Firma Rief sehr wichtig war.