Flexibel und Mobil – Virtuelles Arbeiten ermöglichen

Veröffentlicht: 25.07.2023 / zuletzt bearbeitet: 08.06.2026

Projektziele & Projektergebnis

Projektziele:
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Kundenbedürfnisse/ Kundenbeziehungen, des IT-Know Hows bei Mitarbeitenden, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz) und von Prozessen.
Projektergebnis:
In der bestehenden modernen Arbeitsumgebung (New Work) wurde eine Strategie entwickelt, um die Zusammenarbeit von digitalen und physischen Teams zu verbessern. Interne Kommunikationsprozesse wurden optimiert und die Arbeitskultur durch effektives Mitarbeitermanagement gestärkt.

Gesamtprojekt

Personentage
15 Tage
Nicht ausgeführt
Nicht ausgeführt
Nicht ausgeführt
0 Tage
Phase
Konzept
Prototyp
Entwicklung
Testen
Implementierung
Beteiligte
2
3
0
0
0
0
0
0
0
0
Kosten*
0 €
0 €
0 €
0 €
0 €
Projektphase ausgeführt
Projektphase nicht ausgeführt
interne Projektbeteiligte
externe Projektumsetzer

Top Erkenntnisse aus dem Projekt

  • Die digitale Zusammenarbeit wird am besten durch ein Team aus verschiedenen Abteilungen gefördert. Nur so kann eine gründliche Analyse der aktuellen Arbeitsprozesse erfolgen und die Wirksamkeit der benötigten Tools für Zusammenarbeit und Produktivität geprüft werden.
  • Um die interne Kommunikation zu verbessern, sollten gemeinsame Kommunikationsrichtlinien erstellt und eingeführt werden. Diese Regeln und Erwartungen betreffen die schriftliche und mündliche Kommunikation, beispielsweise durch die Einführung offener Sprechstunden und die Protokollführung in Meetings. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden, Informationen effizienter zu übermitteln und die Selbsthilfe zu fördern, was die Effizienz der Mitarbeitenden steigern kann.
  • Eine Voraussetzung für den Erfolg einer New-Work-Kultur besteht darin, dass sich alle Mitarbeitenden gesehen und gehört fühlen und Teil der Gemeinschaft sind. Es ist wichtig, vor allem neuen Mitarbeitenden die Arbeitskultur nahezubringen, um eine hohe Fluktuation aufgrund mangelnder Strukturen zu verhindern. Ein gelungener Onboarding-Prozess z. B. mit einem Wiki kann dabei helfen.

    • Ausgangslage

    Wichtige Informationen gingen verloren in den Bereichen Informationsqualität, Datenmanagement, Service und Support
    Dokumente, Protokolle und Information wurden unstrukturiert abgelegt oder nicht verfasst.
    Es bestehen Optimierungspotenziale in den Bereichen Neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation, Informationsqualität, Datenmanagement, Service und Support
    Fehlende Struktur in modernen und offener Arbeitskultur führte dazu, dass wichtige neue Fachkräfte sich nicht ausreichend ge-onboarded fühlen.
    Die Arbeitsweisen mussten überdacht werden in den Bereichen Neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation, Informationsqualität, Datenmanagement, Service und Support
    Starker Wunsch nach Fokusarbeitszeiten. Viele kleine Termine ohne Agenda. Anfragen und Aufgaben fanden auf Zuruf im Flurgespräch statt. Wunsch nach Datenstruktur.

    Zentrale Fragestellungen im Projekt

    • Welche Methoden und Technologien könnten genutzt werden, um Informationen für alle Mitarbeitenden jederzeit und leicht zugänglich zu machen?
    • Welche Maßnahmen könnten ergriffen werden, um die Wertschätzung gegenüber Teammitgliedern zu verstärken und noch stärker zum Ausdruck zu bringen?
    • Welche Strategien und Prozesse könnten neue Mitarbeitende unterstützen, um in einer offenen Arbeitskultur Sicherheit und Struktur zu finden?

    Projektdetails

    Zeitrahmen: 06.03.2023 - 16.05.2023

    Im Rahmen dieses Projekts wurde mit einem mittelständischen Unternehmen zusammengearbeitet, das bereits eine New Work Arbeitsumgebung etabliert hatte. Ziel war es, die vorhandenen Arbeitsprozesse mit strategisch passenden Handlungsempfehlungen zu optimieren.

    Die B.I.G. Group ist von Grund auf ein offenes und modernes Unternehmen, welches den New Work Ansatz schon verinnerlicht hat. Die Herausforderung war, dass die offene Arbeitskultur und flachen Hierarchien, den Mitarbeitenden viel Spielraum zur Eigeninitiative hinsichtlich der Gestaltung und Definition Ihrer Arbeitsprozesse bieten. Dadurch kam es an einigen Übergangspunkten zu Kommunikationsschwierigkeiten, Inkonsistenz von Datenaustausch und Verlust von Mitarbeitermotivation und Arbeitskräften.

    Wichtige Projektergebnisse: Neue Anforderungen zur Community-Kommunikation und die Optimierung des internen Wissensaustauschs wurden berücksichtigt. Außerdem wurde die Anzahl der Termine reduziert und eine einheitliche und transparenten IT-Infrastruktur und Prozesse eingeführt. Die Mitarbeiterentwicklung wurde durch eine verbesserte Feedback-Kultur gefördert. Die HR- und Onboarding-Prozesse wurden ebenfalls überarbeitet.

    Ergebnisse der einzelnen Projektphasen

    Entwicklungspfad 1
    Bildung eines Projektteams für digitale Zusammenarbeit. Analyse der aktuellen Arbeitsprozesse, inkl. Datenablage.
    Entwicklungspfad 2
    Verbesserung der Kommunikationsprozesse. Einführung von gemeinsam definierten Kommunikationsrichtlinien, inkl. Regeln und Erwartungen für die Kommunikation
    Entwicklungspfad 3
    Stärkung der Arbeitskultur durch Onboarding und Mitarbeiterengagement
    Entwicklungspfad 1
    Bildung eines Projektteams für digitale Zusammenarbeit. Analyse der aktuellen Arbeitsprozesse, inkl. Datenablage.
    Entwicklungspfad 2
    Verbesserung der Kommunikationsprozesse. Einführung von gemeinsam definierten Kommunikationsrichtlinien, inkl. Regeln und Erwartungen für die Kommunikation
    Entwicklungspfad 3
    Stärkung der Arbeitskultur durch Onboarding und Mitarbeiterengagement

    Unternehmensbeschreibung

    Name
    B.I.G. Corporate Services GmbH
    Anschrift
    Schwarze-Pumpe-Weg 16, 12681 Berlin
    Umsatz pro Jahr
    10 - 50 Mio. €
    Branche
    Produktion, Industrie, verarbeitendes Gewerbe
    Gründungszeitraum
    Vor 10 - 49 Jahren
    Beschäftigtenzahl
    250 - 499
    IT-Investition pro Jahr
    50.001 - 250.000 €
    Unternehmensangebot
    Dienstleistung
    Unternehmer*innen Zitat zum Projekt
    Ich fand den Service total super. Die internen Aufwände waren sehr gering. Die Termine wurden sehr gut organisiert und die Dokumentation hat super geklappt. Wir hatten vorher schon viele Projekte, wo die Mitarbeitenden viel zu tun hatten was die Koordination, Dokumentation und Aufbereitung angeht. Es war in dem Projekt sehr unkompliziert und hat wirklich Spaß gemacht. Ich fand auch die Workshop-Methode sehr einfach und was ihr draus gemacht habt, ist wirklich sehr reichhaltig und verwertbar. Wir können das jetzt mitnehmen und den Teams vorstellen.
    Katrin Robeck
    Geschäftsführung
    Projektbewertung aus Unternehmenssicht
    Das Projekt hat dazu beigetragen das unser Unternehmen für die Zukunft gerüstet ist.
    Mit dem Projektergebnis sind Sie zufrieden.
    Unsere Erwartungen an das Projekt wurden erfüllt.
    Sie würden die Projektumsetzer weiterempfehlen.

    Projektunterstützung

    Projektumsetzer
    Institut für Innovations- und Informationsmanagement GmbH
    Ifii
    projekte@digitalzentrum.berlin
    Zentrum
    Mittelstand-Digital Zentrum Berlin
    MDZ Berlin
    info@digitalzentrum.berlin

    Weitere Kooperationspartner

    Projektumsetzer
    Institut für Innovations- und Informationsmanagement GmbH
    Zentrum
    Mittelstand-Digital Zentrum Berlin
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