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KI-Agent zur automatisierten Anfrage- und Angebotserstellung
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Kundenbedürfnisse/ Kundenbeziehungen, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz), des Innovationsgrades und von Prozessen.
Es wurde ein Konzept erstellt, das zeigt, wie ein KI-Agent Angebotsprozesse optimieren kann. Der Agent kann eingehende Anfragen prüfen und relevante Angebotsdaten mit dem Kunden abstimmen, sodass die finalen Angebotsdaten in die Warenwirtschaft übernommen werden können.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Wie können Standardanfragen automatisiert vorqualifiziert werden, sodass nur noch finale Entscheidungen und komplexe Sonderfälle von Mitarbeitenden bearbeitet werden müssen?
- Wie können buchungsrelevante Daten (z. B. Termine, Raumgrößen, Cateringoptionen, Preise, technische Ausstattung) so verfügbar gemacht werden, dass KI-Agenten damit arbeiten können?
- Wie lassen sich bestehende Tools (z. B. CRM, Eventmanagementsystem, SharePoint) sinnvoll über APIs anbinden, um Angebotserstellung, Datenabfragen und Kommunikation zu automatisieren?
Projektdetails
Am Montagmorgen ist das Postfach der Event- und Locationagentur oft überfüllt. Über das Wochenende gehen zahlreiche neue Anfragen ein; häufig fehlen jedoch wichtige Informationen wie Datum, Gästeanzahl oder Catering-Wunsch. Die Mitarbeitenden müssen diese Daten nachträglich einholen, zwischen Outlook, CRM und Eventkalender wechseln, Verfügbarkeiten prüfen und Rückfragen formulieren; alles in der Hoffnung, dass die Antwort diesmal vollständig ist. Das bindet viel Zeit, die für Beratung und Kundenpflege verloren geht.
Wie können die Angebotsprozesse für Eventlocations effizienter, teil-automatisiert und datengetrieben gestaltet werden, ohne dass Mitarbeitende jeden Schritt manuell ausführen müssen? KI-Agenten bieten hier eine vielversprechende Lösung, indem sie Standardanfragen strukturiert aufnehmen, Rückfragen automatisiert klären und Angebotsoptionen vorbereiten. Ziel des Projektes war es, für die Event- und Locationagentur BESONDERE ORTE aus Berlin ein Konzept zur KI-gestützten Anfrage- und Angebotserstellung zu entwickeln und die technischen und organisatorischen Voraussetzungen dafür zu definieren.
Zu Beginn wurden im Rahmen eines Workshops bestehende Abläufe analysiert und IST-Prozesse für Standardanfragen detailliert modelliert. Im Fokus standen dabei typische Bearbeitungsschritte wie Anfrageeingang über Outlook, Verfügbarkeitsprüfungen über CRM und Eventmanagementsystem, Abstimmung von Catering- und Technikanforderungen sowie interne Kommunikation über SharePoint.
Dabei zeigte sich, dass ein Großteil der Bearbeitungszeit durch manuelle Rückfragen, Medienbrüche und unvollständige Anfragedaten entsteht. Mitarbeitende müssen häufig dieselben Informationen mehrfach erfragen, zwischen verschiedenen Systemen hin- und herspringen und sind dabei oft auf das Erfahrungswissen einzelner Kolleginnen und Kollegen angewiesen, etwa wenn es um Sonderkonditionen, technische Besonderheiten einzelner Räume oder bewährte Cateringkombinationen geht.
Auf Grundlage dieser Analyse wurden gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern aus Geschäftsführung, Eventmanagement und IT Use-Cases für den Einsatz von KI-Agenten priorisiert.
Strukturierte Erfassung von Anfragedaten, um unvollständige Anfragen zu verhindern und Rückfragen per E-Mail zu reduzieren
Automatisierte Rückfragen und Datenvalidierung, um den manuellen Prüfaufwand erheblich zu senken
Prüfung von Frei- und Belegt-Informationen, um Reaktionszeiten zu verkürzen und Doppelbuchungen zu vermeiden
Vorschlag geeigneter Angebotsoptionen, um Mitarbeitende bei Routineentscheidungen zu entlasten
Übergabe an das Eventmanagementsystem, um Erfahrungswissen für alle nutzbar zu machen
Darauf aufbauend wurden im Workshop die notwendigen System- und Datenanforderungen erarbeitet. Für eine erfolgreiche Automatisierung müssen Daten wie Raumgrößen, Bestuhlungsvarianten, Cateringoptionen, Preislogiken, Terminverfügbarkeiten und Ausschlussregeln strukturiert, aktuell und maschinenlesbar vorliegen. Dabei wurde deutlich, dass nicht die KI der Engpass ist, sondern saubere Daten, klare Regeln und abgestimmte Prozesse. Diese Erkenntnis ist entscheidend für die Übertragbarkeit auf andere Unternehmen.
Mit einem Prototyp wurde exemplarisch gezeigt, wie ein KI-Agent den Arbeitsalltag konkret unterstützen kann. Er nimmt Buchungsanfragen entgegen, stellt gezielt Rückfragen, prüft Termine gegen Systemdaten und bereitet Angebotsparameter vor. Die finale Entscheidung bleibt dabei bewusst beim Menschen, etwa bei individueller Preisgestaltung, Sonderkonditionen für Stammkunden oder der persönlichen Beratung bei komplexen Eventkonzepten. Denn gerade in der Kundenbeziehung macht menschliches Fingerspitzengefühl den Unterschied.
Ergänzend wurde eine Systemarchitektur erarbeitet, die beschreibt, wie KI-Komponenten, Workflow-Automatisierung und Eventmanagementsystem zukünftig zusammenspielen können. Mit dem Tool-Anbieter von BESONDERE ORTE wurden anschließend Anforderungen an ein geeignetes Datenbanksystem diskutiert und abgestimmt.
Im Ergebnis verfügt BESONDERE ORTE nun über eine Entscheidungsgrundlage, wie KI-Agenten in den Angebotsprozess integriert werden können und welche technischen sowie organisatorischen Schritte hierfür erforderlich sind. Das Projekt hat gezeigt, dass KI-Agenten Standardkommunikation erheblich reduzieren, Reaktionszeiten verkürzen und Mitarbeitende entlasten können, damit diese sich auf die persönliche Betreuung ihrer Kunden konzentrieren können.
