Papierloses Büro: Der Weg zur nachhaltigen Buchhandlung

Veröffentlicht: 20.06.2023 / zuletzt bearbeitet: 08.06.2026

Projektziele & Projektergebnis

Projektziele:
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Nachhaltigkeit, der Produkt- / Servicequalität, des Bekanntheitsgrades des Unternehmens, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz), des wirtschaftlichen Erfolges (Umsatz, Gewinn und Marktanteile).
Projektergebnis:
Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet konkrete Handlungsempfehlungen, um den Papierverbrauch im Einzelhandel zu reduzieren. Dabei wurden Abläufen im Arbeitsalltag, der Ausbau des Online-Geschäft & der Online-Kanäle sowie des Informationsmanagement betrachtet.

Gesamtprojekt

Personentage
5 Tage
0 Tage
Nicht ausgeführt
0 Tage
0 Tage
0 Tage
Phase
Konzept
Prototyp
Entwicklung
Testen
Implementierung
Beteiligte
2
1
0
0
0
0
0
0
0
0
Kosten*
0 €
0 €
0 €
0 €
0 €
Projektphase ausgeführt
Projektphase nicht ausgeführt
interne Projektbeteiligte
externe Projektumsetzer

Top Erkenntnisse aus dem Projekt

  • Bereits durch kleine und schnelle Anpassungen von Druckformaten, z.B. durch Veränderung der Papiergröße und beidseitiges Drucken kann der Papierverbrauch im Arbeitsalltag deutlich reduziert werden.
  • Die Kundschaft sowie Partner können und sollten in den Prozess der Transformation zum papierlosen Büro eingebunden werden. Dadurch ergeben sich auf der einen Seite wertvolle Kommunikationsmöglichkeiten z.B. für soziale Kanäle im Bereich Zukunftsfähigkeit. Auf der anderen Seite können Prozessoptimierungen mit Partnern im direkten Austausch angestoßen werden, z.B. bei der Umstellung auf ausschließlich digitale Bestellscheine, Lieferscheine und Rechnungen.
  • Die Entwicklung zum papierlosen Büro kann zur strategischen Neuausrichtung im Bereich Nachhaltigkeit genutzt werden. Die Verankerung von Nachhaltigkeit im Markenkern eröffnet neue Gestaltungsspielräume u.a. für das Produktportfolio, den Kund:innenstamm und die Kommunikation.

    • Ausgangslage

    Wichtige Informationen gingen verloren in den Bereichen Informationsqualität, Prozesse
    Durch einen fehlenden Single Point of Truth wurden Informationen an verschiedenen Orten gespeichert.
    Die Arbeitsweisen mussten überdacht werden in den Bereichen Marketing, Neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation
    Innerhalb des Teams sind wurden digitale Kommunikationskanäle noch nicht sinnvoll genutzt.
    In Summe waren die Prozesse zu papierlastig in den Bereichen Neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation, Informationsqualität, Prozesse
    Insbesondere im Wareneingang, Rechnungsprüfung sowie Auslieferung von Produkten wurde trotz teilweise erster vorhandener digitaler Tools zu viel gedruckt, weil Vertrauen in und Erfahrung mit Tools fehlt.

    Zentrale Fragestellungen im Projekt

    • Wie können digitale Tools lange tradierte Arbeitsweisen und Routinen im täglichen Geschäft positiv verändern und so Informationsverluste reduzieren?
    • Wie kann das Online-Geschäft ausgebaut und Kund:innen mehr Eigenverantwortung, z.B. durch Self-Service-Support, Feedback oder Umfragen übertragen werden, ohne die bisherigen Alleinstellungsmerkmale , z.B. die schnelle Lieferung innerhalb Berlins und die Beratung im Ladengeschäfts, aufzugeben?
    • Wie können Kund:innen, Communities und Plattformen die Neuausrichtung der Marke mit Fokus auf Nachhaltigkeit sowie Umwelt- und Klimafreundlichkeit unterstützen?

    Projektdetails

    Zeitrahmen: 17.01.2023 - 19.04.2023

    Der stationäre Einzelhandel, insbesondere der Buchhandel haben sich in den vergangenen Jahren massiv verändert. Kund:innen kaufen häufiger in Onlineshops und nutzen eBook-Reader. Gleichzeitig wird hinter den Kulissen, in Büros des Einzelhandels noch viel gedruckt und Papier verwendet. Ziel des Projektes war es, den Papierverbrauch im Alltagsgeschäft zu verringern und gleichzeitig Arbeitsprozesse zu digitalisieren.

    Die Buchhandlung Mackensen aus Berlin ist ein 3-Personen-Betrieb, der im Rahmen eines Generationenwechsels analoge und papierlastige Prozesse überholen will, um die Buchhandlung so nachhaltig und resilient für die Zukunft zu rüsten. Das Unternehmen hat insbesondere den Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit zum Anlass genutzt, das Büro papierlos zu gestalten. Während dem Projekt setzte es sich dann das Ziel, zu einem grünen Anbieter zu werden, diese Rolle auch nach außen zu tragen und dabei digitale (technische) Mittel einzusetzen. Dabei spielen folgende Punkte eine wesentliche Rolle:
    1.    Der Auf- und Ausbau digitaler Kommunikationswege (insbesondere soziale Medien und Netzwerke)
    2.    Die Einführung von Infrastruktur und Prozessen für ein geregeltes Informationsmanagement
    3.    Die Ausschöpfung bereits etablierter Erfolgsfaktoren, wie der hohen Zufriedenheit im Kund:inenstamm und dem stabilen Netzwerk, zugunsten einer nachhaltigen Zusammenarbeit, bzw. neuer Kooperationsmöglichkeiten.

    Ergebnisse der einzelnen Projektphasen

    Entwicklungspfad 1
    Abläufe in Geschäft und Büro nachhaltiger gestalten durch stetige Transformation der papierbasierten Prozesse
    Entwicklungspfad 2
    Online-Geschäft ausbauen und stärker integrieren bspw. Drittanbieter-Plattformen
    Entwicklungspfad 3
    Digitale Kanäle und Plattformen nachhaltig integrieren
    Entwicklungspfad 1
    Abläufe in Geschäft und Büro nachhaltiger gestalten durch stetige Transformation der papierbasierten Prozesse
    Entwicklungspfad 2
    Online-Geschäft ausbauen und stärker integrieren bspw. Drittanbieter-Plattformen
    Entwicklungspfad 3
    Digitale Kanäle und Plattformen nachhaltig integrieren
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    Unternehmensbeschreibung

    Name
    Buchhandlung Mackensen
    Anschrift
    Langenscheidtstraße 4, 10827 Berlin
    Umsatz pro Jahr
    0,2 - 0,5 Mio. €
    Branche
    Handel (inkl. Online)
    Gründungszeitraum
    Vor 10 - 49 Jahren
    Beschäftigtenzahl
    1 - 9
    IT-Investition pro Jahr
    bis 1.000€
    Unternehmensangebot
    Produkte
    Unternehmer*innen Zitat zum Projekt
    Wir haben ganz viel Input bekommen, den ich sonst nicht erhalten hätte, unter anderem weil mir im Arbeitsalltag oft die Zeit fehlt. Was ich direkt umsetzen kann, ist die externe Kommunikation über Social Media. Nächste Schritte muss ich anhand der Ergebnispräsentation erst mal herauskristallisieren.
    Valentin Zinnecker
    Mitarbeiter der Buchhandlung Mackensen
    Projektbewertung aus Unternehmenssicht
    Das Projekt hat dazu beigetragen das unser Unternehmen für die Zukunft gerüstet ist.
    Mit dem Projektergebnis sind Sie zufrieden.
    Unsere Erwartungen an das Projekt wurden erfüllt.
    Sie würden die Projektumsetzer weiterempfehlen.

    Projektunterstützung

    Projektumsetzer
    Institut für Innovations- und Informationsmanagement GmbH
    Ifii
    projekte@digitalzentrum.berlin
    Zentrum
    Mittelstand-Digital Zentrum Berlin
    MDZ Berlin
    info@digitalzentrum.berlin

    Weitere Kooperationspartner

    Projektumsetzer
    Institut für Innovations- und Informationsmanagement GmbH
    Zentrum
    Mittelstand-Digital Zentrum Berlin
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