Prozessoptimierung mittels Prozessdokumentation

Eine der häufigsten Störquellen im Umgang mit Prozessen ist die fehlende Dokumentation. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen haben oft entweder keine oder lediglich analoge, veraltete, zu grobe, nicht einheitliche und unübersichtliche Prozessdokumentationen. Diese finden im Alltag oft keine Anwendung. Das gelebte Prozesswissen steckt somit größtenteils in den Köpfen der Mitarbeitenden. So galt dies auch beim Qualitätsnetzwerk VISYOnet. Einer der Kerngeschäftsprozesse des Unternehmens ist die Qualitätskontrolle sowie das Management der gemeinschaftlichen Abrechnung von augenärztlichen Behandlungen mit der Krankenkasse. Die am Qualitätsnetzwerk teilnehmenden Arztpraxen schicken Rechnungen von Patientenbehandlungen an das Unternehmen. Dieses prüft die Rechnungen und damit auch den Behandlungsverlauf auf Plausibilität. Dabei wird z. B. geprüft, ob der korrekte Abstand zwischen Behandlungen eingehalten wurde. Rechnungen, welche durch die Qualitätsprüfung als plausibel gewertet wurden, werden dann zur Auszahlung an die Ärzte, an die kassenärztliche Vereinigung weitergeleitet. VISYOnet setzt für die Verwaltung und Bearbeitung der Rechnungen eine Individualsoftware ein. Bis vor kurzem handelte es sich bei diesem Prozess weitestgehend um einen Papierprozess, da alle Rechnungen per Post eingingen und die Daten von den Mitarbeitenden des Qualitätsnetzwerkes manuell in einer Datenbank erfasst wurden. Seit 2021 werden die Rechnungen von den Praxen jedoch digital übermittelt. Aufgrund dieser radikalen Veränderung des Kerngeschäftsprozesses ist die aktuelle Dokumentation nicht mehr aktuell. Ziel des Umsetzungsprojektes ist es daher, den neuentstandenen und noch instabilen Ist-Prozess effizient und nachhaltig zu dokumentieren, um diesen analysieren zu können. Die durch die Digitalisierung entstandenen Automatisierungs- und Optimierungspotenziale können so identifiziert und bewertet werden. Auf Basis dessen kann wiederum ein optimierter Soll-Prozess modelliert und Änderungen abgeleitet werden, welche an der vom KMU genutzten Individualsoftware vorgenommen werden müssen.

Bereits während dem Modellieren des Ist-Prozesses sind den Mitarbeitenden des Qualitätsnetzwerks einige Redundanzen und Schwachstellen aufgefallen. Zudem ist aufgefallen, dass verschiedene Mitarbeitende den Prozess zum Teil unterschiedlich ausführen. Dies ist eine sehr häufig zu beobachtende Erkenntnis bei der Prozessdokumentation. Im nächsten Schritt wurden alle Problemfelder mit Hilfe der Prozessmodellierungsoftware festgehalten. Auf Basis dessen konnten die Projektmitarbeitende des Kompetenzzentrums Saarbrücken eine Liste an Handlungsempfehlungen und möglichen Konzepten erstellen, um die aufgedeckten Schwachstellen zu beseitigen und Teile des Prozesses zu automatisieren.

Aufgrund der Komplexität der Plausibilitätsprüfung, setzt die Automatisierung dieser jedoch zunächst größere Änderungen in der vom Qualitätsnetzwerk genutzten Individualsoftware voraus. Um das KMU auch bei der Implementierung der Prozessautomatisierung zu unterstützen, haben die Mitarbeitenden des Kompetenzzentrums ein Konzept erstellt, welches u.a. einen optimierten Soll-Prozess mit Hilfe von Automatisierung aufzeigt.

Im Fall von VISYOnet ergaben sich für den Prozess der Rechnungsprüfung Optimierungsmöglichkeiten in den folgenden drei Kategorien: Prüfung von Plausibilitätskriterien, Kommunikation mit Arztpraxen, Schulung neuer Mitarbeitenden. Weiterhin hat die Prozessanalyse ergeben, dass viele der aktuell manuell durchgeführten Plausibilitätsprüfungen in Zukunft automatisiert durchgeführt werden könnten. Dies würde einerseits zu einer signifikanten Effizienzsteigerung und andererseits zu gesteigerten Qualitätsstandards führen. Die detaillierte Prozessdokumentation kann zudem genutzt werden um neue Mitarbeitende des Unternehmens effizient zu schulen und kann diesen vor allem in der Anfangszeit als Nachschlagwerk dienen.

Im nächsten Schritt wird VISYOnet die für die Rechnungsprüfung verwendete Individualsoftware durch einen externen Anbieter anpassen lassen, um daraufhin den gemeinsam erarbeiteten Soll-Prozess im Arbeitsalltag einzuführen.