Rechnungsautomatisierung durch künstliche Intelligenz

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Saarbrücken hat der Satherm GmbH bei der Identifizierung von Digitalisierungspotenzialen geholfen und dabei zwei Bereiche identifiziert:

1.) Automatisierung der Eingangsrechnung und

2.) Direkte Übersetzung der Artikel im eigenem System.

Rechnungsautomatisierung: Mit dem stetigem Wachstum der Satherm GmbH, wächst auch das zu verarbeitende Rechnungsaufkommen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitraubend für die Mitarbeiter:innen, sondern auch durch streng manuelle Bearbeitung geprägt. Im Projektverlauf ist für diese Herausforderung eine Lösung in Form einer Rechnungsautomatisierung gefunden worden.

Systeminterne Übersetzung: Die Kommunikation mit internationalen Lieferanten hat zur Folge, dass die unterschiedlichen Produktbeschreibungen im System in mehreren Sprachen verfasst sind. Für ein einheitliches Verständnis, wird hierfür eine schnelle und im System integrierte Übersetzung benötigt. Hierfür eignet sich eine Übersetzungsmaschine, deren Schnittstelle in das unternehmenseigene Warenwirtschaftssystem integriert wird.

Für die Konzeption der integrierten Übersetzung wurde das Warenwirtschaftssystem angeschaut und so wichtige Eckdaten identifiziert. Nach einer Kontaktaufnahme mit dem Entwickler, wurden alle wichtige Informationen bezüglich der Schnittstellen genannt, die sich in das System problemlos integrieren lassen. Für die Konzeption des Automatisierungsprojektes wurde die Anzahl der zu verarbeitenden Eingangsrechnungen erfragt, sowie Informationen über den Aufbau. Durch die internationale Ausrichtung von Satherm, sind die Rechnung dementsprechend auf unterschiedlichen Sprachen. Wegen der Toolrecherche ist dies ein wichtiger zu beachtender Punkt.

Rechnungsautomatisierung: In dem Fall, der Rechnungsautomatisierung, war es wichtig zum einen die unstrukturierten Daten „computerverständlich“ aufzubereiten und zu anderem eine Möglichkeit zu finden, Rechnungselemente vollständig zu extrahieren. Diese sollten automatisiert in ihr System aufgenommen werden. Hierzu wurden unterschiedliche OCR Anbieter verglichen sowie getestet. Dabei hat sich ein aufstrebendes Unternehmen aus dem Saarland durchgesetzt, das eine KI-Lösung im Bereich der Texterkennung in Rechnungen anbietet. Es wurde ein Kontakt zwischen den beiden Unternehmen geknüpft und seither wird gemeinsam an dem Automatisierungsprojekt gearbeitet.

Systemintegrierte Übersetzung: Bei der vollständigen Artikelübersetzung, ist es wichtig, dass das Übersetzungstool in unterschiedliche Sprachen verständlich und natürlich übersetzt. Zudem sollte eine Schnittstelle gegeben sein, die in das bestehende System einfach integrierbar ist. Nach einer Wirtschaftlichkeitsanalyse einiger Anbieter, hat sich ein deutsches Unternehmen mit ihrem auf maschinellem Lernen basierendem Tool durchgesetzt. Die Dokumentation der Schnittstelle wurde an Satherm übermittelt.

Die erwarteten Ergebnisse wurden deutlich übertroffen. Nicht nur im Bereich der Effizienzsteigerung durch die Rechnungsautomatisierung, sondern auch im Hinblick auf die positiven Entwicklungen, die durch die Einführung der Automatisierung beeinflusst werden, wie z. B. die höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Die erhöhte Effizienz lässt sich am besten durch die Kennzahlen der Rechnungsbearbeitungszeit verdeutlichen. Diese wurde von durchschnittlich 15 Tagen auf 2,5 Stunden pro Rechnung reduziert. Außerdem lässt sich ein deutlicher Effekt auf die Bearbeitungskosten pro Rechnung zeigen, die um 67 % pro Rechnung gesunken sind