Von der Teeküche zur Zentralablage

Unternehmenswachstum ist immer ein Grund zur Freude. Angebote sind stärker nachgefragt, der Umsatz steigt und neue Mitarbeitende bereichern das Team. Aber wie kann sichergestellt werden, dass die bestehenden Strukturen, Abläufe und Absprachen mit den Teams mitwachsen? Die oncampus GmbH zeigt, wie wichtig gerade für schnell wachsende Unternehmen die Reflexion über die interne Zusammenarbeit ist. Gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Schleswig-Holstein hat sich das Unternehmen mit den eigenen Prozessen auseinandergesetzt.

„Wir sind in relativ kurzer Zeit von 20 auf 60 Mitarbeitende angewachsen und haben dann festgestellt, dass unsere bisherigen Absprachen in der Teeküche oder über den Monitorrand nicht mehr ausreichen“, erläutert Anja Tomanik die Situation bei oncampus. Während die informelle Kommunikation zu Abläufen und Absprachen in den kleineren Teams weiterhin gut läuft, wird es zwischen den Teams schwierig Abstimmungen herzustellen. Gemeinsam mit dem Team des Zentrums Schleswig-Holstein nimmt oncampus daher beispielhaft einen Prozess in den Blick.

In Gesprächen und Workshops mit dem Zentrum Schleswig-Holstein werden alle Beteiligten an einen Tisch geholt und der Prozess aufgenommen und visualisiert. Dabei arbeiten die Mitarbeitenden aus dem Zentrum Schleswig-Holstein mit einer speziellen Darstellungsmethode zur Prozess-Optimierung. Besonders daran: Es gibt nur wenige Symbole, mit denen die einzelnen Schritte im Ablauf dargestellt werden. So wird die Komplexität in der Visualisierung des Prozesses reduziert. Wichtige Schnittstellen und Abläufe treten hervor. Für oncampus wurden so die Herausforderungen in den gewachsenen Strukturen deutlich: Nicht alle Mitarbeitende kennen die bestehenden Abläufe und viel Wissen verteilt sich auf wenige Mitarbeitende. Das führt zu Kommunikationsproblemen und erschwert die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen.