Weg vom Papier – alles digital in der Agrargesellschaft
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit und Transparenz).
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Die Mischung aus Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten und eine größtenteils enorme Anzahl an Rechnungen, bedeuten einen hohen Aufwand.
- Primär geht es darum in einem sehr unübersichtlichen Markt eine Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems zu benennen, die auf die Unternehmensbedürfnisse passen.
- Durch die Einführung der Lösung Kosten eingespart werden können, die durch erhöhte Arbeitszeit entstehen. Zudem soll auf Dokumente, Rechnungen sowie Informationen schneller zugegriffen werden. Dies führt gleichzeitig zu einer Entlastung der Mitarbeiter:innen.
Projektdetails
Die Rhinmilch GmbH Agrargesellschaft hat Ihren Haupt- und Verwaltungssitz in Fehrbellin in Brandenburg. Die landwirtschaftlichen Erzeugnisse und Vermarktungsprodukte sind Milch, Getreide, Viehfutter, Absatzkälber und Bioenergie.
Zahlreiche Belege z.B. Rechnungen sind noch in Papierform. Papierdokumenten bedeuten einen hohen Aufwand, insbesondere da die Buchhaltung für alle vier, dem Verbund angehörenden GmbHs, zentral bearbeitet wird. Diese Aufwände sollen durch eine einheitliche digitale Dokumentenverarbeitung minimiert werden. Zudem sollen sämtliche Dokumente zukünftig von allen freigegebenen Mitarbeitenden im direkten Zugriff schnell und einfach auffindbar und nutzbar sein.
Hierfür sollten geeignete Lösungen identifiziert und verglichen werden.
Wichtige Projektergebnisse sind: Es wurde ein Kriterienkatalog auf Basis der Anforderungen erstellt, basierend darauf wurden verschiedene Lösungen in Form einer DMS/ECM-System-Marktübersicht zusammengefasst. Es traf dann eine Vorauswahl an geeigneten DMS-Systemen. Unter Berücksichtigung aller aus den Interviews extrahierten Anforderungen und einer Gewichtung dieser, wurde eine Liste für das Unternehmen erstellt u.a. mit den Anbietern: Amagno, Easy DMS, Starke DMS, ZS DocMa.
