Digitale Zeiterfassung im Unternehmen

Mit den gesetzlichen Bestimmungen zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung beschäftigen sich immer mehr kleine und mittlere Unternehmen mit Lösungen zu Zeiterfassungssystemen, die zu den individuellen Anforderungen passen. Das Ziel dieses Projekts war es, mit dem IT-Systemhaus Sotecon GmbH verschiedene Zeiterfassungssysteme zu testen, basierend auf dem individuellem erstellten Kriterienkatalog. Gemeinsam wurden Entscheidungshilfen entwickelt, um die Anforderungen des Unternehmens an die Lösung zu definieren und mit diesen entsprechende Angebotsanfragen an Marktanbieter zu stellen.

Die zentrale Herausforderung bestand darin, ein digitales, intuitives und standardisiertes Zeiterfassungssystem zu implementieren, das die Mitarbeitenden nicht von ihrer Haupttätigkeit ablenkt. Es sollte auf allen Betriebssystemen funktionieren und sowohl mobil als auch browserbasiert sein. Darüber hinaus sollte das System flexiblere Arbeitszeitmodelle unterstützen und das Unternehmen sollte in der Lage sein, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter:innen nach Bedarf nachzuweisen. Schließlich muss das neue System auch den gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung entsprechen.

Wichtige Projektergebnisse im Detail:

Crewmeister: Im Test zeichnete sich das Tool durch seine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung aus, sowohl in der App als auch in der Administration. Besonders positiv hervorzuheben war die schnelle und einfache Zeiterfassung, die individuelle Stempelung von Pausen und Projekten sowie die Möglichkeit, Arbeitszeitmodelle an jeden einzelnen Benutzer anzupassen. Die OpenAPI-Schnittstelle ermöglichte eine effiziente Ansteuerung der Zeitstempelungen. Zusätzliche Module zur Urlaubs- und Schichtplanung konnten integriert werden, um die Funktionalität zu erweitern. Es fehlte allerdings eine Warnfunktion bei Arbeitszeitüberschreitung, die in zukünftigen Versionen berücksichtigt werden sollte. Für Q1 2024 ist die Implementierung einer Wochenarbeitszeit-Funktion geplant.

Timemaster: Die App war sehr einfach und übersichtlich gehalten, bot aber keinen aktuellen Status und keine Funktion zur Pausenstempelung. Der Administrationsbereich bot abhängig vom Modul viele Funktionen, war jedoch nicht intuitiv und erforderte etwas Einarbeitung. Pluspunkt ist die Möglichkeit einer lokalen Installation gegen einen einmaligen Preis und somit geringere monatliche Kosten für Service und Updates. Eine Projektzuordnung war noch nicht möglich, befindet sich jedoch in Planung.

Timetac: Die App bot ein übersichtliches Dashboard und ermöglichte eine einfache Projektauswahl sowie Pausenstempelungen. Zudem eine gute Übersicht über geleistete und Soll-Stunden und ermöglichte die Bearbeitung von Stempelungen in einem ansprechenden Design. Der Administrationsbereich war trotz zahlreicher Funktionen gut strukturiert und intuitiv, mit optischen Meldungen bei Fehlern oder Arbeitszeitüberschreitungen. Allerdings gibt es die App nur als Cloud-Variante, sie verfügt über eine RESTful API-Schnittstelle und präsentierte viele Zahlen und Abkürzungen, was eine Einarbeitung sinnvoll machte.

Finetime: Die getestete App bot eine einfache, individuell konfigurierbare Darstellung, wobei der aktuelle Status nicht erkennbar war. Der Administrationsbereich war tabellarisch gestaltet und bot keine Pausenstempelungen, war jedoch mit Modulen wie Urlaubsplanung und Projektbuchungen erweiterbar. Macro-Funktionen ermöglichten Schnittstellen und diverse Arbeitszeitmodelle waren vorhanden und konfigurierbar, was eine Einarbeitung nötig machte.