DMS-Kriterienkatalog zur Digitalisierung von Bürgerprozessen
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „IT“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Kundenbedürfnisse/ Kundenbeziehungen, der Zukunftssicherheit der IT-Systeme, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz) und von Prozessen.
Ein zentrales Ergebnis der Analyse ist eine strukturierte Anforderungstabelle als praxisorientiertes Instrument für die Marktrecherche und Systemauswahl. Auch die nächsten Schritte für die Einführung eines passenden DMS wurden gemeinsam erörtert.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Wie können Herausforderungen im Dokumentenmanagement und der Kontaktverwaltung durch den Einsatz eines neuen Systems rechtssicher und effizient gelöst werden?
- Welche Anforderungen bringen die einzelnen Abteilungen mit sich?
- Wie kann die interne und externe Zusammenarbeit optimiert werden?
Projektdetails
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist für viele Unternehmen und Kommunalverwaltungen ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Um die passenden Anforderungen und Bedarfe des Marktes Postbauer-Heng zu ermitteln, wurde eine umfassende Potenzialanalyse durchgeführt – mit wertvollen Erkenntnissen für die weitere Digitalisierung.
Im Rahmen eines Workshops wurden die spezifischen Anforderungen an das DMS gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeiter:innen erarbeitet und analysiert. Diese enge Einbindung der Beteiligten war besonders wertvoll, um eine passgenaue Lösung zu entwickeln und die Akzeptanz des Projekts zu fördern.
Nach der Erhebung der Anforderungen erstellten die Mittelstand-Digital Expert:innen von ibi research einen strukturierten Anforderungskatalog, der sowohl Muss- als auch Kann-Anforderungen systematisch erfasst und priorisiert. Anschließend erfolgte die Validierung des Anforderungskatalogs durch die Verprobung an vier potenziellen Anbietern, die vom Markt vorgeschlagen wurden.
Das Ergebnis des Projekts ist ein klar strukturierter Anforderungskatalog sowie eine fundierte Empfehlung für das weitere Vorgehen mit den ausgewählten Anbietern. Ziel ist es, auf Basis weiterer Tests und Feedbackschleifen eine informierte Entscheidung für das DMS zu treffen und es erfolgreich in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren.
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