Auto­ma­ti­sierte Anwe­sen­heits­er­fas­sung

Mehr Trans­pa­renz durch eine syste­ma­ti­sche Daten­er­fas­sung und die Umsetzung eines anschau­li­chen Beispiels für die Anwendung von Tracking­sys­temen: Das waren die Ziele eines Trans­fer­pro­jekts von Digital in NRW und der Caritas Betriebs- und Werk­stätten GmbH (CBW) mit Sitz in Eschweiler. Während der sechs­mo­na­tigen Laufzeit entwi­ckelte das Kompe­tenz­zen­trum zusammen mit dem Unter­nehmen ein „Auto­ma­ti­siertes System zur Erfassung der Anwe­sen­heit und der sicheren Evaku­ie­rung“.

Die CBW GmbH ist eine Werkstatt für Menschen mit geistigen, psychi­schen und körper­li­chen Behin­de­rungen. Die Beschäf­tigten stellen sterile Medi­zin­pro­dukte sowie hoch­wer­tige Druckerzeug­nisse her, arbeiten im Garten- und Land­schaftsbau, in der Wäscherei sowie der Indus­trie­schrei­nerei. Als das Essens­geld für die 1.300 Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter nicht mehr vom Land­schafts­ver­band, sondern von den Sozi­al­äm­tern ausge­zahlt werden sollte, stellte das die Caritas Betriebs- und Werk­stätten GmbH vor große Heraus­for­de­rungen: Das Essen sollte zukünftig perso­nen­ge­bunden abge­rechnet werden. Dabei fehlte die Möglich­keit, schnell und unkom­pli­ziert zu erfassen, welche Beschäf­tigten vor Ort sind und am Mittag­essen teil­nehmen.

Mehr Trans­pa­renz – mehr Sicher­heit:

„Aktuell liegen keine Echt­zeit­in­for­ma­tionen darüber vor, wer sich im Werk befindet“, schildert Marco Schopen, wissen­schaft­li­cher Mitar­beiter am Werk­zeug­ma­schi­nen­labor der RWTH Aachen und Digital in NRW-Projekt­leiter, die Ausgangs­si­tua­tion. „Die Anwe­sen­heits­listen werden manuell erstellt und im Betriebs­büro für die Abrech­nung digi­ta­li­siert.“ Ein zeit­auf­wen­diges Vorgehen, das durch eine auto­ma­ti­sierte Erfassung der Anwe­sen­heit von Beschäf­tigten optimiert werden könnte. Auch die Trans­pa­renz im Unter­nehmen könnte auf diese Weise verbes­sert werden: „Das Sicher­heits­ri­siko im Brandfall würde deutlich reduziert“, ist Marco Schopen sicher. „Es wäre immer klar, wie viele Menschen sich wo in der Werkstatt befinden und evakuiert werden müssten.“

Tech­ni­sche Lösung als Prototyp:

Dieser Sicher­heits­as­pekt rückte auch in den Mittel­punkt des Trans­fer­pro­jekts, als die Auflagen für die perso­nen­ge­bun­dene Abrech­nung des Mittag­es­sens geändert wurden. „Das Abrech­nungs­ver­fahren wurde verein­facht“, erklärt Dirk Leifeld, Betriebs­leiter des Eschweiler CBW-Werkes. „Also haben wir uns auf den Einsatz des Systems für die Anwe­sen­heit und den Evaku­ie­rungs­fall fokus­siert: Sind alle heute Anwe­senden aus dem Gebäude? Wer war auf dem Gelände? Wer ist im Hause? Wenn diese Fragen fundiert und in Echtzeit beant­wortet werden könnten, wäre das ein großer Benefit.“ Grund­le­gendes Ziel des Projekts war eine Umsetz­bar­keits­ana­lyse, die am Hauptsitz in Eschweiler durch­ge­führt wurde, und eine proto­ty­pi­sche Lösung für alle Werke aufzeigen sollte.

Gemein­same Konzept­ent­wick­lung:

Um dieses Ziel zu erreichen, unter­suchten die Experten von Digital in NRW den Ist-Prozess zur Erfassung der Mitar­bei­ter­an­we­sen­heit und iden­ti­fi­zierten in enger Zusam­men­ar­beit mit der Beschäf­tig­ten­ver­tre­tung Verbes­se­rungs­po­ten­ziale. „Unter Einbin­dung der Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter haben wir einen Soll-Prozess entwi­ckelt und ein gemein­sames Konzept erstellt“, so Marco Schopen. Es folgte die Zusam­men­fas­sung möglicher tech­ni­scher Lösungen und eine Anbieter- sowie Kosten- und Nutzen­ana­lyse. „Eine besondere Heraus­for­de­rung war dabei, dass herkömm­liche Systeme zur Anwe­sen­heits- und Arbeits­zeit­er­fas­sung wie Mitar­bei­ter­aus­weise mit Funk für die Ziel­gruppe nicht oder nicht voll­um­fäng­lich einsetzbar waren“, sagt Marco Schopen.

Auto-ID-Tech­no­lo­gien im Vergleich:

Die Experten des Kompe­tenz­zen­trums stellten eine Übersicht möglicher Auto-ID-Tech­no­lo­gien zusammen. Diese reichten von optischen Verfahren wie Gesichts­fel­der­ken­nung oder Augen-Iris-Iden­ti­fi­zie­rung über Barcode- und Karten­sys­temen bis hin zu RFID-Verfahren. Jede einzelne Tech­no­logie wurde auf die Vor- und Nachteile hin unter­sucht. Die Entschei­dung fiel letzt­end­lich für den Einsatz von RFID: RFID-Chips sind schmutz­re­sis­tent, funk­tio­nieren auch mit Distanz zum Lesegerät und können ebenso eine Pulker­fas­sung abbilden. „Hier stimmen die Voraus­set­zungen“, so Schopen. „Aller­dings mussten wir einen Transfer leisten: von der eigent­li­chen Funk­tio­na­lität zur Über­wa­chung von Mate­ri­al­flüssen auf die daten­schutz­kon­forme Regis­trie­rung von Mitar­bei­tern.“

Träger­me­dien testen:

Die Auswahl geeig­neter Träger­me­dien brachte weitere Beson­der­heiten mit sich: „Bei uns arbeiten Menschen mit unter­schied­li­chen Einschrän­kungen“, erklärt Dirk Leifeld. „Das mussten wir bei der Planung berück­sich­tigen. Ein Mensch mit geistiger Behin­de­rung denkt zum Beispiel nicht täglich und zuver­lässig daran, ein Armband zur Erfassung seiner Anwe­sen­heit zu tragen.“ Also wurden in Absprache mit den Beschäf­tigten und dem Unter­nehmen mehrere Träger­me­dien ausge­wählt und die mögliche Akzeptanz getestet: „Inhalt­lich ist das Projekt nun abge­schlossen. Sollte die Lösung in die Praxis überführt werden, könnte neben einem Armband auch ein Schlüs­sel­band oder Clip zum Angebot für die Beschäf­tigten gehören“, erzählt Marco Schopen.

Der Weg in die Praxis:

Konkret ist die Über­füh­rung der Lösung in die Praxis bei CBW aktuell noch nicht: „Die Einfüh­rung ist mit weiteren Fragen – zum Beispiel daten­schutz­recht­li­cher Art – und natürlich mit Kosten verbunden“, betont Dirk Leifeld. „Aktuell hat das Projekt daher nicht oberste Priorität. Aber wir haben im Rahmen des Projekts eine wichtige Basis gelegt und alle tech­ni­schen Voraus­set­zungen geschaffen, um zukünftig von den Erkennt­nissen profi­tieren zu können.“ Auch eine Weiter­ent­wick­lung der tech­ni­schen Lösung für andere Caritas Werke schließt der Betriebs­leiter nicht aus. Doch nicht nur CBW, auch andere kleine und mittlere Unter­nehmen könnten von den Projekt­er­geb­nissen profi­tieren. Marco Schopen: „Wir haben in der Zusam­men­ar­beit mit der CBW GmbH ein anschau­li­ches Beispiel zur Anwendung von Tracking­sys­temen geschaffen, das sehr gut auf andere Problem­stel­lungen in verschie­denen Unter­nehmen umgesetzt werden kann.“