Expertensystem zum unternehmensinternen Wissenstransfer

Das Unternehmen ist auf die Bereitstellung von Tor- und Türtechniklösungen spezialisiert. Es bietet eine breite Palette von Produkten und Dienstleistungen im Bereich der Tor- und Türtechnik an. Kunden haben die Möglichkeit, sich über verschiedene Tor- und Türsysteme zu informieren, darunter technische Spezifikationen und Anwendungsbereiche. Das Unternehmen bietet auch Beratungsdienste und Unterstützung für Kunden an, um deren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Ausgangslage/Herausforderung:
Tortechnik Hirtz, ein Unternehmen, das seit 2002 auf Tor- und Türtechnik spezialisiert ist, steht vor aktuellen Herausforderungen, die viele mittelständische Betriebe betreffen. Der Fachkräftemangel erschwert die Suche nach qualifiziertem Personal, was sich auf die langfristige Sicherung des betrieblichen Wissens auswirkt. Ein zentrales Problem ist dabei das implizite Wissen der Mitarbeiter, das häufig nicht dokumentiert ist und daher schwer an neue Kollegen weitergegeben werden kann. Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, besteht die Gefahr, dass wertvolle Informationen und Kompetenzen verloren gehen.
Zusätzlich steht Tortechnik Hirtz vor der Aufgabe, Unternehmenswerte und kulturelle Normen an neue Mitarbeiter zu vermitteln. Besonders in einer Zeit, in der die Verweildauer in Unternehmen oft kürzer wird, ist es entscheidend, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter schnell in die Arbeitsweise und Philosophie des Unternehmens integriert werden. Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass das gesammelte Wissen nicht nur erhalten bleibt, sondern auch effektiv an neue Mitarbeiter weitergegeben wird, um die Qualität der Produkte und Dienstleistungen langfristig zu sichern.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, liegt der Fokus auf der Förderung des Wissensmanagements. Dies beinhaltet die systematische Erfassung und Dokumentation von Erfahrungswissen sowie Schulungsmaßnahmen, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern. Gleichzeitig soll der Wissensaustausch im Unternehmen verbessert werden, um sicherzustellen, dass das Know-how auch bei Personalwechseln erhalten bleibt. So setzt Tortechnik Hirtz auf nachhaltige Strategien, um den Wissenstransfer und den Erhalt wichtiger Kompetenzen im Unternehmen zu fördern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Umsetzung:
Im Projekt wurden umfassende Analysen durchgeführt, um die Anforderungen an ein Wissensmanagementsystem bei Tortechnik Hirtz zu ermitteln. Der Markt wurde sondiert, um sowohl kostenpflichtige als auch Open-Source-Lösungen zu evaluieren, die für das Unternehmen in Frage kommen könnten. Verschiedene bestehende Systeme wurden dabei detailliert vorgestellt, um deren Potenzial und Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen zu bewerten. Ziel war es, die Beteiligten zu informieren und für die vorhandenen Technologien und deren Nutzen zu sensibilisieren.
Darüber hinaus wurden allgemeine technologische Konzepte und Methoden entwickelt, die aufzeigten, wie solche Wissensmanagementsysteme aufgebaut sind und funktionieren. Diese Konzepte umfassten die technologischen Grundlagen, die Funktionsweise sowie die eingesetzten Technologien, wie Datenbanken, KI-gestützte Suchfunktionen und cloudbasierte Lösungen. Es wurde erläutert, wie diese Technologien zur Wissenssicherung und -weitergabe beitragen können. Diese Konzepte wurden dokumentiert und dem Unternehmen vorgestellt, um ein tiefgehendes Verständnis für die technischen Möglichkeiten und deren Umsetzung zu schaffen. Im Zuge dieser Präsentationen wurde auch darauf geachtet, wie sich die verschiedenen Lösungen in die bestehende IT-Infrastruktur, wie Microsoft Office 365, integrieren lassen. Dies ermöglichte dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welches System am besten den langfristigen Anforderungen zur Wissenssicherung und -nutzung entspricht.
Zusammengefasst bestand das Vorgehen darin, durch Marktanalysen eine Auswahl geeigneter Systeme zu treffen, technische Konzepte zu entwickeln und das Unternehmen umfassend zu informieren. Dies schuf die Grundlage, um die besten Werkzeuge und Technologien für die zukünftige Wissensverwaltung zu wählen und die technische Umsetzbarkeit sicherzustellen.

Projektziele:
Das Projekt bei Tortechnik Hirtz zielt darauf ab, das Wissen im gesamten Unternehmen durch ein KI-gestütztes Expertensystem zu digitalisieren, zugänglich zu machen und für alle Mitarbeiter leicht auffindbar zu gestalten. Ziel ist es, das Wissen aus verschiedenen Abteilungen, wie technische Anleitungen und Erfahrungsberichte, zentral zu speichern und jederzeit verfügbar zu machen. Dies ermöglicht den Mitarbeitern, schneller auf wichtige Informationen zuzugreifen, was die Effizienz erhöht und Fehler minimiert. Das System wird nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert, unter anderem in Microsoft Office 365 , um Skalierbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten. Automatisierte Prozesse sollen helfen, Inhalte aus verschiedenen Quellen zu erfassen und zu nutzen, sodass das Wissen stets aktuell und leicht zugänglich bleibt. Besonders wichtig ist dabei der Schutz sensibler Unternehmensdaten. Ein weiterer Aspekt des Projekts ist die Schulung der Mitarbeiter, damit sie das neue System optimal nutzen können. Dabei wird das System nicht nur die Service-Techniker im Außendienst unterstützen, sondern auch andere Bereiche des Unternehmens. Durch die zentrale Bereitstellung von Wissen wird der interne Austausch verbessert, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt.
Insgesamt verfolgt das Projekt das Ziel, das Wissen von Tortechnik Hirtz langfristig zu sichern, den Wissensaustausch zu erleichtern und das Unternehmen durch die Digitalisierung zukunftsfähig zu machen.