Künstliche Intelligenz im Personalwesen einsetzen

In vielen Unternehmen ist die Personallage angespannt. Viele langjährige Mitarbeitende gehen kurz- bis mittelfristig in den Ruhestand und die Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, diese Stellen adäquat nachzubesetzen. Künstliche Intelligenz kann in einigen Bereichen im Personalwesen unterstützen. Die Frage ist, wo fängt man an und was braucht es dafür?

In diesem Projekt wurde auf Basis der aktuellen Abläufe und Herausforderungen der Personalabteilung des Berliner Großmarktes eine Strategie entwickelt, die konkrete Handlungsempfehlungen für die Einführung von KI im Personalwesen gibt.
In der Historie hat sich der Berliner Großmarkt als bedeutende Einrichtung zur Versorgung erwiesen. Im Unternehmen haben geringe Fluktuation, ein mittleres Durchschnittsalter und Benefits haben in der Vergangenheit für stabile Teams gesorgt. In letzter Zeit gehen durch Renteneintritte jedoch erfahrene Mitarbeitende und damit wertvolles Wissen verloren. Insgesamt hat der Berliner Großmarkt im Bereich Personalwesen den digitalen Wandel noch vor sich, denn digitale Arbeitsprozesse sind noch nicht umfassend eingerichtet. Diese sind die Basis für die Implementierung von künstlicher Intelligenz
Wichtige Projektergebnisse:
Im Projekt wurden mehrere Handlungsbereiche identifiziert und anschließend Entwicklungspfade beschrieben, die Schritt für Schritt zur Einführung von KI führen. Dabei ist zu beachten, dass viele Bereiche der Personalabteilung des Berliner Großmarkt noch gar nicht digitalisiert sind.

1. Automatisierung des Bewerbungsprozesses:
Der Bewerbungsprozess kann durch Automatisierung deutlich vereinfacht werden. Dafür sollten zunächst die bestehenden Abläufe genau geprüft und mögliche Medienbrüche aufgedeckt werden.
Die Sichtbarmachung des gesamten Ablaufs hilft dabei, Optimierungs- und Automatisierungspotenziale zu identifizieren.
Beispielsweise könnte es sein, dass Bewerbungen per E-Mail eingehen, dann ausgedruckt und manuell weitergeleitet werden. Oder Bewerberinformationen werden in verschiedenen Excel-Tabellen gespeichert, statt in einem zentralen System.
Ziel ist es, den gesamten Prozess übersichtlich darzustellen, um herauszufinden, wo man verbessern und automatisieren kann.Ein guter Einstieg sind kleine Schritte. So kann man zum Beispiel ein einfaches Formular zur Bewerbung einführen, das eine automatische Eingangsbestätigung verschickt. Das schafft nicht nur Klarheit für die Berwerber:innen, sondern spart auch Zeit. Da der Bewerbungsprozess oft unterschiedlich abläuft, ist es wichtig, mit kleinen, aber wirkungsvollen Maßnahmen zu starten. So können Sie nach und nach weitere Teile des Prozesses optimieren und automatisieren.

2. Digitalisierung der Zusammenarbeit im Großmarkt:
Wo heute noch Urlaubs- oder Krankenanträge in Papierform erstellt werden, ermöglichen digitale Tools eine saubere Ablage und transparentes Tracking für Mitarbeitende.

Durch digitale Systeme könnten Anträge direkt online gestellt, genehmigt und gespeichert werden, was den Prozess beschleunigt und nachvollziehbar macht.
Gleichzeitig entstehen durch Abwesenheit von Mitarbeitenden während Krankheits-, Urlaubszeiten und Renteneintritt Wissenslücken. Wenn zum Beispiel ein langjähriger Mitarbeiter in Rente geht, bleibt sein wertvolles Wissen oft ungenutzt. Das Vorarbeiter-Prinzip gibt es im Unternehmen nicht mehr, es wurde aber bisher keine adäquate Nachfolge-Lösung gefunden. Für ein nachhaltiges Wissensmanagement, auf das Mitarbeitende der verschiedenen Abteilungen jederzeit zugreifen können, eignen sich Plattformen wie Intranet, strukturierte digitale Ordner oder spezielle Tools zur Wissensverwaltung. Hier müssen die Mitarbeitenden einbezogen werden, um herauszufinden, welche Anforderungen sie an solche Tools in der täglichen Arbeit haben. Beispielsweise könnte eine Abteilung einen einfachen Zugang zu häufig genutzten Dokumenten und Anleitungen benötigen, während eine andere Abteilung eher komplexe Projektdaten teilen muss.

3. Employer Branding und Personalgewinnung:
Mit der Marketingagentur hat der Berliner Großmarkt einen Partner an der Seite, der die Online-Kanäle kennt und Maßnahmen umsetzen kann.

Ein Beispiel: Das Unternehmen hat seine Website überarbeitet und eine „Über uns“-Seite erstellt, auf der die Unternehmenswerte klar kommuniziert werden.

Zusätzlich wurden (oder können?)Videos von Mitarbeitenden im Arbeitsalltag produziert werden, um potenziellen Bewerbern einen authentischen Einblick zu geben.
Um Jobs beim Berliner Großmarkt attraktiv zu machen, sind solche Unternehmenswerte-Seiten, Einblicke in den Arbeitsalltag sowie die Bewerbung der Benefits für Interessierte spannend. Im Austausch mit dem Team können erste Ideen für Formate entstehen, wie zum Beispiel kurze Interviews oder „Ein Tag im Leben eines Mitarbeiters“-Videos.
Künstliche Intelligenz kann ebenfalls bei der Ideensammlung helfen und Ansatzpunkte für einen Projektplan erstellen.