Webba­sierter Katalog macht neue Services möglich

Die digitale Trans­for­ma­tion ist für Unter­nehmen ein entschei­dender Wett­be­werbs­faktor – nach dieser Erkenntnis agiert die Dieckers GmbH & Co. KG. Der Willicher Spezia­list für Hoch­druck­technik und Prüf­technik hat wichtige Weichen in Richtung Digi­ta­li­sie­rung gestellt: Mit Unter­stüt­zung von Digital in NRW entwi­ckelte der Mittel­ständler eine Matching-List, die den bishe­rigen Produkt­ka­talog digi­ta­li­siert und den Bestell­ser­vice für Kunden neu aufstellt.

Rund 10.000 Artikel, vier Produkt­ka­te­go­rien, 4 Anwen­dungs­be­reiche: Die Produkt­viel­falt und das Leis­tungs­spek­trum der Dieckers GmbH ist groß. Ähnlich umfang- und vari­an­ten­reich war bisher auch der Katalog des Unter­neh­mens. Mit jeder Produk­ter­wei­te­rung gab es eine neue Produkt­über­sicht – für jede Branche eine andere, teils digital, teils papier­ba­siert. „Diese Produkt­über­sichten vari­ierten bezüglich der aufge­führten Merkmale, der Ausprä­gungen und der Voll­stän­dig­keit. Zudem waren sie weder für Bestands- noch für Neukunden zugäng­lich“, erläutert Tobias Kaufmann, wissen­schaft­li­cher Mitar­beiter am Werk­zeug­ma­schi­nen­labor WZL der RWTH Aachen und Projekt­leiter für Digital in NRW, die Ausgangs­si­tua­tion zum Projekt­start im Juli 2020. „Gleich­zeitig war die Geschäfts­füh­rung sehr motiviert. Sie wollte einen digitalen Verän­de­rungs­pro­zess anstoßen, der die Basis für schlanke Arbeits­ab­läufe und eine höhere Effizienz legt. Das lang­fris­tige Ziel war, alle Assets an einem Ort zugäng­lich zu machen.“

Digi­ta­li­sie­rungs­po­ten­ziale aufge­deckt:

Zuvor hatten die Experten des Kompe­tenz­zen­trums mit Hilfe von Unternehmens­sprechstunde, Workshop und Poten­zi­al­ana­lyse den soge­nannten digitalen Reifegrad der Dieckers GmbH ermittelt. Sie haben die Unter­neh­mens­pro­zesse kennen­ge­lernt, mögliche Digi­ta­li­sie­rungs­po­ten­ziale aufge­deckt, Heraus­for­de­rungen erkannt und Ziele geschärft. Eines der Ziele: ein webba­sierter Katalog, auf den Kunden zukünftig über die Inter­net­seite des Unter­neh­mens zugreifen und Bestel­lungen tätigen können. „Gleich­zeitig müssen wir die System­kom­pa­ti­bi­lität gewähr­leisten“, nennt Tobias Kaufmann eine zentrale Heraus­for­de­rung des Projekts.

Mehr Trans­pa­renz, mehr Struktur, weniger Zeit­auf­wand:

Ein Projekt, das den Waren­stand intern verschlankt und struk­tu­riert und nach außen für den direkten Kauf per Klick öffnet. „Wir haben den Katalog syste­ma­tisch in ein modernes System überführt“, erklärt Tobias Kaufmann. Jeder Artikel wurde in einer Datenbank erfasst, neue Produkte können schnell ergänzt, mögliche System­kom­bi­na­tionen einfach zusam­men­ge­stellt und Angebote mit nur wenigen Klicks erstellt werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Trans­pa­renz, mehr Struktur, weniger Zeit­auf­wand und ein neuer Service für Kunden.

Doch welche Einheiten, welche Bezeich­nungen oder Merkmale sollen für einzelne Bauteile in dem Katalog hinter­legt werden? Welche Bezie­hungen, Voraus­set­zungen und Abhän­gig­keiten herrschen zwischen einzelnen Hoch­druck­kom­po­nenten? Nach welchen Kriterien muss der Filter arbeiten? Welche Warenkorb-Funk­tio­na­li­täten sind notwendig? Wie soll der Kunden­dialog ablaufen? Am Anfang der Datenbank-Entwick­lung standen viele Fragen. Antworten fanden die Experten von Digital in NRW in enger Absprache mit dem Unter­nehmen. „Wir haben das Schema disku­tiert und definiert“, so Kaufmann. „Anschlie­ßend haben wir von Digital in NRW die Datenbank-Struktur entwi­ckelt und die App program­miert.“

Mehrwert für Mitar­bei­tende und Kunden:

Mitt­ler­weile wurde die Datenbank mit allen rele­vanten Angaben wie Arti­kel­num­mern, Merkmalen, System­va­ri­anten und Preisen gefüllt und mit einer grafi­schen Nutzer­ober­fläche verbunden. Diese ist im Corporate Design der Dieckers GmbH gehalten und führt Mitar­bei­tende des Unter­neh­mens intuitiv durch die unter­schied­li­chen Funk­tionen. Gleich­zeitig erlaubt sie Neukunden, einzelne Kompo­nenten und deren Kontext in einer dyna­mi­schen Explo­si­ons­zeich­nung kennen­zu­lernen. Eine Art Hochdruck-Wiki aus dem Hause Dieckers. In Zukunft soll die Datenbank mit dem ERP-System verbunden und anschlie­ßend auch auf der Webseite für Ange­bots­an­fragen von Kunden zugäng­lich sein. „Dann können sich Kunden über Artikel, Systeme und einzelne Kompo­nenten infor­mieren und direkt Angebote anfragen“, erläutert Tobias Kaufmann.

Interne Abläufe deutlich optimiert:

Doch zuvor wird die neue App intern imple­men­tiert. Nach einer ersten Erpro­bungs­phase folgt die Pilo­tie­rung, die im Sommer 2021 abge­schlossen sein soll. Erste Erfah­rungs­werte konnte das Unter­nehmen aber schon jetzt sammeln: „Das Feedback ist sehr positiv“, freut sich Lisa Restel, studen­ti­sche Mitar­bei­terin am Werk­zeug­ma­schi­nen­labor WZL der RWTH Aachen und Teil des Projekt­teams. Die grafische Aufbe­rei­tung komme gut an, die Hand­ha­bung sei angenehm und die Funk­tio­na­lität gegeben. „Die internen Abläufe konnten deutlich optimiert werden“, so Robert Malcus, Geschäfts­führer der Dieckers GmbH. Ein Ergebnis, das die Dieckers GmbH motiviert, die Digi­ta­li­sie­rung im Unter­nehmen weiter zu verfolgen. Tobias Kaufmann: „Die nächsten Schritte und Erwei­te­rungen der Datenbank sind bereits geplant.“