Mit KI-Agenten Routineaufgaben automatisieren

Die Berliner Florida-Eis Manufaktur beliefert den Lebensmitteleinzelhandel, Großkunden, die Gastronomie sowie Endverbraucher. Insbesondere während der sommerlichen Hochsaison stieß das Unternehmen auf erhebliche kapazitive und prozessuale Engpässe in der Auftragsabwicklung: - Hoher manueller Erfassungsaufwand: Bestellungen trafen unstrukturiert über verschiedenste Kanäle ein (E-Mail, Telefonate, Fax, Bestellportale und Webshop). Diese wurden größtenteils ausgedruckt, vorsortiert und händisch in das Warenwirtschaftssystem (Sage 100) übertragen. - Mangelnde Bestandstransparenz: Die in der Warenwirtschaft geführten Bestände wichen regelmäßig von den physischen Lagerbeständen ab, unter anderem durch nicht erfasste Entnahmen. Zudem waren die Abverkäufe der Auslieferungsfahrzeuge („rollende Lager“) während der Tagestouren systemseitig unsichtbar. - Einschränkung der Kundenbetreuung: Da die Mitarbeitenden im Innendienst stark durch manuelle Routinearbeiten gebunden waren, fehlten zeitliche Kapazitäten für persönliche Kundenberatung und Neukundenakquise. - Eingeschränkte Kennzeichnung: Einzelne Gebinde verfügten über keine maschinenlesbaren Codes für Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum, was eine fehlerfreie Kommissionierung im Tiefkühllager erschwerte. Ziel des Projektes war die Erarbeitung eines ganzheitlichen, betriebssicheren Konzepts zur automatisierten Auftrags- und Bestandsverarbeitung mittels KI-Agenten. Die methodische Vorgehensweise folgte dem Grundsatz, dass eine nachhaltige Digitalisierung zwingend auf stabilen Prozessen aufbauen muss („Ein schlechter Prozess, der digitalisiert wird, bleibt ein schlechter Prozess“): - Ist-Prozessmodellierung: Detaillierte Aufnahme und Analyse der bestehenden Abläufe in Vertrieb, Innendienst, Tiefkühllager und Logistik gemeinsam mit der Geschäftsführung und Fachbereichsvertretern. - Prozessoptimierung im Lager: Definition klarer organisatorischer Rahmenbedingungen (z. B. Zugangsbeschränkungen, dedizierte Stellplätze für reservierte Ware, verbesserte Produktkennzeichnungen und Schulungen zur Fehlervermeidung beim Picking). - Architektur- und Agentenkonzeption: Ausarbeitung einer modularen Integrationsplattform zur Anbindung von Schnittstellen (WooCommerce-Shop, Großkunden-EDI, E-Mail/Telefon, MDE-Scanner und Sage 100). Als Kernergebnis wurde ein zukunftsfähiges Architektur- und Agentenkonzept definiert, das auf einer klaren Funktionsteilung beruht: Leitprinzip: „KI versteht und schlägt vor. Die Middleware validiert und orchestriert. Sage verbucht. Das MDE-System bestätigt die physische Realität im Lager.“ Zentrale Lösungsbausteine - Auftragseingangs-Agent: Liest eingehende E-Mails, Anhänge oder strukturierte Telefonnotizen aus und überführt sie in ein standardisiertes Zwischenformat (JSON). - Stammdaten-Agent: Gleicht unscharfe Freitextbezeichnungen (z. B. abweichende Kundennamen oder Sortenbezeichnungen) automatisiert mit den ERP-Stammdaten ab. - Bestands- und Chargenservice: Deterministische Softwarekomponente, die aktuelle Bestände prüft, Mengen nach dem FEFO-Prinzip (First Expired, First Out) reserviert und Doppelbuchungen unterbindet. - Alternativprodukt-Agent: Unterbreitet bei Lieferengpässen nachvollziehbare Ersatzvorschläge unter Berücksichtigung von Gebindegröße, Allergenen, Preisen und Kundensortimenten. - Sage-100-Adapter & Freigabelogik (Human-in-the-Loop): KI-Agenten buchen nicht autonom; freigegebene Datensätze werden transaktionssicher, dublettenfrei und kontrolliert an Sage 100 übergeben. Im Rahmen des Projekts wurden drei technologie- und plattformspezifische Implementierungsoptionen bewertet. Flankiert wird das Konzept durch einen 8-phasigen Umsetzungsplan (von der technischen Vorprüfung über den Piloten im Webshop bis hin zur schrittweisen Einbindung von E-Mail-, Telefon- und MDE-Echtzeitdaten), der Florida-Eis als fundierte Entscheidungsgrundlage für die anschließende Digitalisierungs- und Investitionsstrategie dient.