Arbeitsabläufe mit einem Assistenzsystem vereinfachen

Ausgangslage

Das Unternehmen Deutsches Innovationsinstitut für Nachhaltigkeit und Digitalisierung GmbH (diind) verleiht die Auszeichnung „Arbeitgeber der Zukunft“. Unternehmen können sich im Rahmen eines zweistufigen Prüfprozesses verifizieren lassen. Im Falle einer positiven Begutachtung dürfen sie das verliehene Siegel tragen.

Neben dem „individuellen company check“ erfolgt ein „digitaler Außencheck“ der Bewerber. Das Prüfteam ermittelt hier eine Reihe von Kriterien, bei denen die Kandidaten Punkte sammeln. Dabei spielen Bewertungen des Unternehmens eine zentrale Rolle. Je besser das Unternehmen in Job-Portalen und Social Media abschneidet, desto mehr Punkte erhält es. Zusätzlich wird die Webseite des Unternehmens auf eine moderne Gestaltung, Sicherheit, Performance und Informationsgehalt überprüft.

Im Auswahlprozesses ermittelt das Prüfteam zunächst die für die Kriterien relevanten Daten (Bewertungen, Ladezeiten, Inhalte der Webseiten uvm.). Anschließend nimmt das Team die umfassende Begutachtung vor. Gerade diese Ermittlung der Daten wird bisher in einem aufwändigen manuellen Verfahren vorgenommen.

Ines Woermann, die Geschäftsführerin der diind GmbH, wurde im Rahmen unseres Vortrags „Die digitale Assistenz – Schluss mit monotoner Arbeit“ auf das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg aufmerksam. Sie entwickelte die Idee, das Prüfteam durch ein Assistenzsystem bei der Datenermittlung zu unterstützen. Das Ziel: Arbeitsabläufe vereinfachen. Zur Weiterentwicklung des Vorhabens kontaktierte Ines Woermann das Mittelstand-Digital Zentrum.

Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts „Arbeitsabläufe vereinfachen“ unterstützten die Experten des Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg bei der Identifikation von Potentialen zur Automatisierung, der Spezifikation einer möglichen Lösung, einer ersten Einschätzung der Machbarkeit, sowie der kritischen Betrachtung möglicher Lösungen.

Herausforderung

Die Begutachtung von Unternehmen erfolgt unter höchsten Qualitätsansprüchen. Daher war bereits zu Beginn des Projekts klar, dass die ermittelten Daten fehlerfrei sein müssen. Die Datenermittlung muss zudem so erfolgen, dass eine manuelle Überprüfung erfolgen kann.

Zusätzlich ist die Heterogenität der Datenquellen eine Herausforderung. Konkret bedeutet dies, dass jedes Kriterium auf unterschiedlichen Wegen ermittelt wird (Suche in Online-Portalen, manuelle Suche auf der Webseite, Tools zur Webseitenbewertung etc.). Für das Projekt müssen also viele kleinere Lösungen gefunden werden, die sich in eine Gesamtlösung integrieren lassen.

Vorgehen und Lösung

In einem ersten Workshop untersuchte das Team den derzeitigen Prozess. Hierbei wurde als Ziel die Teilautomatisierung der Kriterien-Ermittlung festgelegt. Auf Grund des hohen Qualitätsanspruchs fiel die Entscheidung, eine mögliche Lösung als Assistenzsystem auszulegen. Das heißt, das System soll das Prüfteam unterstützen, jedoch keine selbständigen Entscheidungen treffen. Das Unternehmen fertigte eine Liste der zu ermittelnden Kriterien an. Die Experten des Mittelstand-Digital Zentrum identifizierten für die Kriterien Potentiale zur Automatisierung. Hierbei gab es eine Vielzahl möglicher Ansätze:

– Abfrage von APIs (API: Application-Programming-Interface – Schnittstelle): Diese erlauben es, Services im Internet automatisiert zu nutzen. So ist es z.B. möglich, Bewertungen in Online-Portalen ohne manuelle Nutzung eines Browsers abzufragen.

– Nutzung künstlicher Intelligenz zur gezielten Abfrage der Inhalte von Webseiten,

– statische Analyse des HTML von Unternehmens-Webseiten (HTML: Hypertext-Markup-Language – Die Sprache, in der Webseiten an den Browser übertragen werden),

– Tools zur automatisierten Bewertung von Webseiten. Diese nutze bereits das Prüfteam. Allerdings war die Bedienung auf eine manuelle Eingabe und Ausgabe angewiesen.

Arbeitsabläufe vereinfachen

Um ein besseres Gefühl für die Eignung möglicher Lösungen zu bekommen, entschied sich das Projektteam dafür, eine Auswahl dieser Ansätze im Rahmen eines Prototyps umzusetzen. Diese Lösungen wurden in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister des Unternehmens im Intranet installiert. Das Prüfteam kam somit zu einem ersten Eindruck einer möglichen Lösung, konnte diese bewerten und bereits vor einer Entwicklung Feedback geben.

Arbeitsabläufe vereinfachen: Ergebnisse

Ein Großteil der Kriterien lässt sich automatisiert ermitteln. Hierdurch lässt sich die Arbeit des Prüfteams unterstützen. Allgemein lässt sich jedoch feststellen, dass die automatisierte Kriterien-Ermittlung nicht ohne Fehler abläuft. Ein Assistenzsystem würde die Daten daher vorbereiten und dem Prüfteam zur Überprüfung und weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellen.

Im Rahmen des Projekts „Arbeitsabläufe vereinfachen“ untersuchten die KI-Experten des Business Innovation Lab der HAW Hamburg verschiedene KI-Systeme für die Analyse der Webseiteninhalte. Hierzu entwickelten sie passende „Prompts“. Ein Teil der Systeme war von vornherein ungeeignet, da diese nicht für die deutsche Sprache entwickelt wurden. Für einige zunächst vielversprechende KI-Systeme stellte sich bei genauerer Überprüfung heraus, dass diese Inhalte auf den Webseiten ausgaben, die nicht wirklich existierten. Im Kontext von LLMs (Large Language Models – die KI-Technologie hinter ChatGPT etc.) spricht man hierbei von „Halluzinieren“. Da die Ergebnisse der KI nicht ausreichend nachvollziehbar dargestellt wurden, würde dies für das Prüfteam einen aufwändigen manuellen Abgleich der Ergebnisse erfordern.

Im Gesamtbild erschien der Aufwand zur Überprüfung dem Nutzen nicht zu entsprechen. Auch die Akzeptanz des Assistenzsystems wäre in diesem Fall fraglich. Der Einsatz von KI ist daher für dieses Projekt derzeit ungeeignet. Da die Entwicklung von KI-Systemen (gerade im Bereich der Generativen KI) mit großen Schritten vorangeht, kann es durchaus sein, dass sich die Eignung in naher Zukunft ändert.

Für die Abfrage von Bewertungen aus Online-Portalen eignet sich die Nutzung von APIs sehr gut. Die Abfrage erfolgt in einem Bruchteil der Zeit und erfordert nicht das manuelle Kopieren der Ein- und Ausgabedaten auf den Webseiten der Portale.

Auch die automatisierte Nutzung der Bewertungstools für Webseiten spart dem Prüfteam das manuelle Kopieren der Ein- und Ausgabedaten.

Um einen fließenden Übergang von den bisherigen Prozessen zu ermöglichen, ist es zudem nötig, dass das Assistenzsystem einen Excel-Import und -Export anbietet. In späteren Ausbaustufen des Systems soll es zudem möglich sein, weitere Teile des Prozesses in das System zu integrieren, um die derzeitige Excel-basierte Lösung sukzessive abzulösen.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass auch viele kleine Automatisierungen einen Beitrag dazu leisten können, die Aufgaben des Prüfteams angenehmer zu gestalten. Die kritische Betrachtung und die Validierung möglicher Lösungen ist hierbei essenzieller Bestandteil von Digitalisierungsprojekten und sollte von vornherein mitgedacht werden.