Der zweite große Digitalisierungsschritt

Für die Digitalisierung in Unternehmen gibt es oft einen Auslöser in den Abläufen. ERP- oder Warenwirtschaftssystem werden aktualisiert und auf papierlose Abläufe umgestellt. Die Mitarbeitenden an den digitalen Tools geschult und das ganze Unternehmen auf den Wandel eingeschworen. Im Projekt mit der Voltus GmbH und dem Mittelstand-Digital Zentrum Schleswig-Holstein zeigt sich, wie weitere Schritte nach dem ersten großen Digitalisierungsschritt, der Einführung eines neuen ERP-Systems, aussehen können. Außerdem wird klar, welche Vorteile es hat, sich weitere Abläufe im Unternehmen anzuschauen und vor ihrer Digitalisierung Anforderungen und Ziele genau festzulegen.
Einen Ansatz, um diese Anforderungen zu definieren, findet die Voltus GmbH bei den Prozess-Experten und Expertinnen aus dem Zentrum Schleswig-Holstein. Gemeinsam mit dem Team bespricht die Voltus GmbH den Ablauf der Rechnungsführung innerhalb des Unternehmens direkt ab Eingang der Rechnung. Die genauen Abläufe werden in einem Workshop mit den Mitarbeitenden der Voltus GmbH aufgenommen und visualisiert.
In den Gesprächen wird aber auch deutlich: Hier gibt es einige rechtlich Vorgaben, die vom Unternehmen im Dokumentenmanagement gewährleistet werden müssen.
Die Voltus GmbH hat es in ihrer Digitalisierungsreise deutlich weitergebracht, dass sie im Bereich des Dokumentenmanagements einen Schritt zurückgetreten ist und sich den Ablauf detailliert angeschaut hat. So wurden die eigenen und rechtlichen Anforderungen deutlich. Mit diesen kann das Unternehmen sich nun auf die Suche nach den passenden Tools machen. Dadurch wird Zeit und Geld eingespart, da unpassende Angebote schnell ausgeschlossen werden können und nur Tools in die Auswahl einbezogen werden, die den Anforderungen entsprechen. Als Nebeneffekt werden in der Betrachtung der Abläufe noch Optimierungspotenziale deutlich.