Digitalisierung der Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten
Projektziele & Projektergebnis
Umsetzung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung .
Ein Prototyp zur Datenübermittlung von Outlook zum ERP-System war möglich, die Automatisierung benötigte jedoch Schnittstellen, die nicht offen waren.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Welche Anwendungsfälle sollten priorisiert werden?
- Wie können Kunden verfügbare Termine online buchen, sodass sie automatisch ins ERP-System übernommen werden?
- Wie könne Lieferscheine automatisch eingelesen und ins ERP-System übertragen werden?
Projektdetails
Im Rahmen des ersten Termins wurden mögliche Themen diskutiert und die am meisten erfolgversprechenden identifiziert. Außerdem wurden ausgewählte Geschäftsprozesse dokumentiert, um einen genauen Überblick über Optimierungspotenziale zu erlangen.
Als erster Anwendungsfall wurde die Nutzung eines Terminbuchungstools für die Vereinbarung von Wartungsterminen angegangen. Eine Recherche erbrachte die Erkenntnis, dass verschiedene Lösungen verfügbar sind, mit denen Kunden Termine online auswählen können, die dann automatisiert ins ERP-System übertragen werden. Ein Gespräch mit einer Vertreterin des Softwareanbieters ergab, dass eine Verbindung von Outlook zu dem ERP-System existiert.
In einem weiteren Workshop gelang es gemeinsam mit dem Projektpartner, die Terminbuchung über Outlook in das ERP-System durchzuführen. Jedoch war es nicht möglich, neue Terminbuchungen automatisiert in die interne Terminplanung zu übertragen, so dass dieser Vorgang manuell veranlasst werden musste, zumal die Datenübertragung nur in Richtung ERP-System möglich ist. Aus diesem Grund organisierte der Projektpartner erfolgreich einen Zusammenschluss mit anderen Anwendern, um den Softwareanbieter zur Programmierung einer besseren Schnittstelle zu bewegen.
Die Recherchen zur OCR bzgl. der Lieferscheinerkennung hat zur Identifikation verschiedener marktreifer und anwenderfreundlichen Lösungen geführt. dass diese Technologie marktreif ist. Im Laufe des Projekts ist jedoch die Notwendigkeit für die Einführung entfallen, da die Händler mittlerweile selbst die Lieferscheine in einem passenden digitalen Format bereitstellen.
Ergebnisse des Projektes:
a) Das ERP-System Label-Software des Handwerksbetriebs verfügt über eine Schnittstelle zum Auslesen von Informationen aus Outlook, jedoch nicht in umgekehrter Richtung. Dies ermöglicht die Nutzung von Terminbuchungstools (z. B. MS Booking, Google Calendar, Calendly), erfordert jedoch zusätzlichen Aufwand, da die Datenübertragung manuell ausgelöst werden muss. Durch das Testen verschiedener Ansätze wurde der Änderungsbedarf deutlich, so dass eine Initiative gestartet wurde, in der der Anbieter des ERP-Systems an einer eigenen Anwendung zur Terminbuchung arbeitet, die einen effizienteren Datenaustausch ermöglichen soll.
b) Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts wurden OCR-Tools zur automatischen Erfassung von Lieferscheinen erprobt. Das Ergebnis war, dass gängige OCR-Tools die Erwartungen in Sachen Zuverlässigkeit entsprachen und in Sachen Flexibilität deutlich übertrafen. Zwischenzeitlich gelang es dem Projektpartner jedoch, die Informationen der Lieferscheine per IDS-Schnittstelle direkt von den Händlern übermittelt zu bekommen, was eine Lieferscheinerkennung nicht weiter notwendig machte.
