Mitarbeiterzentriertes Einführungsprojekt einer KI-Lösung

Das Diakonische Werk der Evangelischen Landeskirche in Baden e.V. (Diakonie Baden) vertritt die Interessen seiner Mitglieder gegenüber der Kommunal- und Landespolitik, den Sozialhilfeträgern, Pflegekassen und gegenüber der Öffentlichkeit. Es berät seine Mitglieder in fachlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht, koordiniert Fort- und Weiterbildungen, unterstützt Innovationen und die Weiterentwicklung zeitgemäßer Arbeitsformen.

Bereits seit einigen Jahren verfolgt die Diakonie Baden eine strategische Ausrichtung auf Technologien eines bestimmten Softwareherstellers. Mit der Einführung eines KI-Assistenten in den Anwendungen des Anbieters stellte sich die Frage, ob diese KI-Integration für die Organisation einen Mehrwert bieten könnte. Um dies zu evaluieren, wurde ein Pilotprojekt gestartet, das Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen und Positionen – darunter Assistenzen, Referatsverantwortliche und Abteilungsleitungen – einbezog. Die Expert:innen des Mittelstand-Digital Zentrums Augsburg begleiteten das Projekt mit einem mitarbeiterzentrierten Ansatz.

Im Mittelpunkt sollte der KI-Assistent betrachtet werden und die Kernfragen zur Veränderungsvorbereitung und -begleitung sollten sein: Was sind die herausfordernden und zeitaufwändigen Arbeitsabläufe in den verschiedenen Bereichen? Kann in diesen Bereichen der Einsatz des KI-Assistenten eine sinnvolle Unterstützung darstellen? Welche Bedenken gibt es beim Einsatz von KI? Welche Chancen sehen wir? Welche ethischen und datenschutzrechtlichen Aspekte sollten berücksichtigt werden?

Das Ziel des Projekts war es, die Mitarbeitenden auf die Einführung des KI-Tools vorzubereiten und nach einer dreimonatigen intensiven Nutzungsphase zu bewerten, ob und in welchem Umfang sich der Einsatz lohnt sowie welche begleitenden Maßnahmen eine effektive Nutzung unterstützen könnten.

Besonders positiv hervorgehoben wurden die Unterstützung bei der Erstellung von E-Mail-Antworten, das Zusammenfassen von PDF-Dokumenten und längeren E-Mail-Verläufen, Hilfestellungen bei der bedingten Formatierung in Excel, die Zusammenstellung relevanter Themen nach längerer Abwesenheit sowie die effiziente Suche nach Informationen aus E-Mails, SharePoint-Dateien und Teams-Chats. Gleichzeitig wurden aber auch potenzielle Herausforderungen identifiziert.

Die Ergebnisse der Analyse werden nun gemeinsam mit dem Vorstand und der Mitarbeitendenvertretung der Diakonie Baden ausgewertet und diskutiert.