Schrittweise zur digitalen Ablage: Wie gelingt das?
Projektziele & Projektergebnis
Erstellung projekt in den Bereichen „Prozesse“ mit dem Ziel der Erhöhung/Steigerung/ Optimierung der Entscheidungsqualität, der Strategieentwicklung, des Informationsflusses (Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz) und von Prozessen.
Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet konkrete Empfehlungen, wie Arbeitsabläufe im Büro digitalisiert werden können. Dabei werden insbesondere digitales Informationsmanagement, Kollaboration und Leadership betrachtet.
Gesamtprojekt
Top Erkenntnisse aus dem Projekt
Ausgangslage
Zentrale Fragestellungen im Projekt
- Wie können wir Arbeitsabläufe digitalisieren, ohne dass unsere Mitarbeitenden überfordert sind?
- Wie können wir vermeiden, dass es Fehler an den Stellen gibt, an denen Informationen übergeben werden, und wie können wir ineffizientes häufiges Drucken reduzieren?
- Wie können wir das wichtige spezialisierte Wissen, das nur bestimmte Mitarbeiter*innen haben, dokumentieren und für alle zugänglich machen?
Projektdetails
Die Organic Village gGmbH ist eine anerkannt gemeinnützige Initiative aus Potsdam, die Menschen mit seelischen Beeinträchtigungen ein gesundes und inklusives Arbeitsumfeld bietet. Das Konzept der Inklusion bezieht sich auf die Integration in normale Arbeitsumgebungen, abseits von traditionellen therapeutischen Tages- und Werkstätten. Die angebotenen Arbeitsbereiche sind vielfältig und umfassen unter anderem Garten- und Landschaftsbau, eine Holzwerkstatt, Hausmeisterdienste sowie eine Küche/Gastronomie.
In der jüngeren Vergangenheit hat Organic Village schon erste Schritte unternommen, um digitale Arbeitsprozesse zu etablieren. Diese konzentrierten sich bisher auf bestimmte Arbeitsbereiche, z. B. das Kassensystem in der Gastronomie oder die Cloud-System zur Datenablage für den administrativen Bereich. Zeitmangel und fehlendes Wissen im Bereich Digitalisierung verhinderten bisher das weitere Vorgehen im Bereich Digitalisierung.
Die Möglichkeiten der Digitalisierung biete Unternehmen die Chance, ihre bestehenden analogen Arbeitsprozesse und Strukturen zu überdenken und neu zu Organisieren. Dokumente werden vermehrt digital erstellt, verarbeitet und versendet. Hinter den Kulissen wir vorher aber oftmals noch ausgedruckt, kopiert und wieder eingescannt bevor ein Dokument digital abgelegt wird.
Ziel des Projektes war es, digitale Lösungen für relevante Bereiche vorzustellen, um somit perspektivisch analoge Prozesse zu reduzieren. So sollen Fehler in den Arbeitsabläufen vermieden und verlässliche Daten für die Weiterverarbeitung erzeugt werden. In Kombination mit einer guten Datenstruktur, soll dem Team durch Digitalisierung eine größere Sicherheit gegeben werden. Dabei sollen Barrieren abgebaut werden und Potenziale der Digitalisierung unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen aufgezeigt werden.
Dabei spielen folgende Punkte eine wesentliche Rolle
Für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens wird empfohlen, sich auf die Digitalisierung und Optimierung von Arbeitsprozessen zu konzentrieren. Dies umfasst eine detaillierte Analyse der bestehenden Workflows, um geeignete digitale Lösungen zu definieren und zu implementieren, die Datenerfassung, -austausch und Prozessüberwachung verbessern. Dabei ist die Berücksichtigung der Nutzerfreundlichkeit und der besonderen Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Klient*innen entscheidend. Ein wichtiger Schritt ist die Einrichtung eines zentralen Punktes für Datenverwaltung, um Transparenz und Effizienz zu erhöhen. Außerdem sollten Schnittstellen zwischen verschiedenen IT-Systemen entwickelt werden, um Informationsflüsse zu automatisieren. Zudem ist das digitale Dokumentieren von Abläufen wichtig, um Wissen im Unternehmen zugänglich und nutzbar zu machen.
