Transferprojekt schafft mehr Trans­pa­renz

Wenn es um die Digi­ta­li­sie­rung von Unter­neh­mens­pro­zessen geht, muss Oliver Schürings, Unter­neh­mens­lei­tung der Ph-MECHANIK GmbH & Co. KG, nicht überzeugt werden. Das Aachener Maschi­nenbau-Unter­nehmen setzt zunehmend auf die Digi­ta­li­sie­rung von Abläufen. „Wichtig ist uns aller­dings genau zu prüfen, an welcher Stelle diese Maßnahmen auch sinnvoll sind“, betont Schürings. Unter­stüt­zung bekommt das Unter­nehmen dabei von Digital in NRW. Nach Unter­neh­mens­be­such und Gestal­tungs­work­shop arbeitet das Kompe­tenz­zen­trum gemeinsam mit Ph-MECHANIK an einem Trans­fer­pro­jekt zur Digi­ta­li­sie­rung der Auftrags­do­ku­men­ta­tion.

Poten­ziale prüfen, Prio­ri­täten setzen:

Anfang des Jahres infor­mierten sich die Experten von Digital in NRW vor Ort über die Ausgangs­si­tua­tion im Unter­nehmen und über mögliche Digi­ta­li­sie­rungs­po­ten­ziale. Nach einem Gang durch Fertigung, Montage und Lager sowie einem Einblick in die IT-Systeme sammelten Unter­neh­mens­ver­treter und die Kompe­tenz­zen­trums­mit­ar­beiter im Gestal­tungs­work­shop erste Ideen: Wo liegen die Probleme? Wo die Prio­ri­täten? Wo gibt es Poten­ziale? Die Antworten und möglichen Projekte wurden in einer Digi­ta­li­sie­rungs­roadmap fest­ge­halten. Dass etwas getan werden sollte, war klar. Was getan werden musste, wurde gemeinsam fest­ge­legt: Die Digi­ta­li­sie­rung der Verwal­tung und der Produk­ti­ons­pla­nung von Kunden­auf­trägen.

Trans­pa­rente und flexible Auftrags­do­ku­men­ta­tion:

„Bisher läuft ein Teil der Auftrags­er­fas­sung und -doku­men­ta­tion noch papier­ba­siert“, weiß Yuan Liu, wissen­schaft­li­cher Mitar­beiter am Werk­zeug­ma­schi­nen­labor (WZL) der RWTH Aachen und Projekt­leiter. Das soll sich in Zukunft ändern: Ziel ist es, ein System aufzu­setzen, das Aufträge auto­ma­tisch verwaltet, doku­men­tiert und verfolgt. Dabei sollen die Mitar­beiter in der Verwal­tung ebenso Zugriff auf die Daten haben, wie die Mitar­beiter in Produk­tion und Logistik. „Auf diese Weise schaffen wir mehr Trans­pa­renz und opti­mieren den Infor­ma­ti­ons­aus­tausch“, ergänzt WZL-Projekt­mit­ar­beiter Chris­to­pher Müller. Die Zuordnung von Material und Auftrag wird verbes­sert, die Planung von Verfüg­bar­keiten optimiert, eine echt­zeit­fä­hige Rück­mel­dung des jewei­ligen Auftrags­fort­schritts ermög­licht. „Das wiederum schafft neue Möglich­keiten in der Ressourcen- und Auftrags­pla­nung“, so Müller. Kunden­an­fragen sollen zukünftig schnell und zuver­lässig beant­wortet werden können, die Bear­bei­tungs­dauer von Aufträgen genauer erfasst und die Auftrags­pla­nung flexibel und trans­pa­rent gehand­habt werden.

Digi­ta­li­sie­rungs­maß­nahmen defi­nieren:

Der Weg dorthin ist in vier Projekt­phasen unter­teilt. „In einem ersten Schritt haben wir die aktuelle Abwick­lung anhand eines exem­pla­ri­schen Auftrags erfasst“, sagt Chris­to­pher Müller. Wie verläuft der Infor­ma­ti­ons­fluss? Welche Daten­be­darfe gibt es? Wo liegen Fehler­po­ten­ziale und Inef­fi­zi­enzen verschie­dener Prozesse? In enger Zusam­men­ar­beit mit Ph-MECHANIK wurde diese IST-Analyse notwen­digen und gewünschten SOLL-Prozessen gegen­über­ge­stellt, um die Anfor­de­rungen an das zukünf­tige Digi­ta­li­sie­rungs­vor­haben genau defi­nieren zu können.

Mitar­beiter mitein­be­ziehen:

Ein Projekt­schritt, bei dem Oliver Schürings eines besonders wichtig war: „Wir haben Verant­wor­tungs­träger und Mitar­beiter in unserem Unter­nehmen von Anfang an mitein­be­zogen.“ Aktuelle Heraus­for­de­rungen im Prozess konnten thema­ti­siert und Prio­ri­täten für die neuen Prozess­ab­läufe gesetzt werden. „Wenn die Mitar­beiter ihre Erfah­rungen einbringen und die Sinn­haf­tig­keit der Maßnahmen deutlich wird, kann ein solches Projekt schnell und motiviert umgesetzt werden“, ist der Unter­neh­mens­leiter überzeugt.

Lasten­heft fasst Anfor­de­rungen zusammen:

Welchen Anfor­de­rungen das zentrale Tool der Auftrags­do­ku­men­ta­tion zukünftig entspre­chen soll, fasst ein von Digital in NRW und Ph-MECHANIK gemeinsam erstelltes Lasten­heft zusammen: Die Maschinen- und Mate­ri­al­ver­füg­bar­keit soll ebenso trans­pa­rent darge­stellt und von allen Nutzern einge­sehen werden können wie der aktuelle Lager­be­stand, die Liefer­ter­mine und Auftrags­his­torie. Auch muss das neue Tool die in Zukunft an Auftrags­scheinen und Mate­ri­al­be­häl­tern ange­brachten Barcodes scannen und unmit­telbar in das ERP-System einpflegen.

Bei der Umsetzung dieser Anfor­de­rungen setzt Ph-MECHANIK auf eine Erwei­te­rung der aktuell genutzten Software: „Wir arbeiten bereits erfolg­reich mit einem kompakten ERP-System und haben bewusst auf die Inte­gra­tion einer zweiten Software verzichtet“, so Schürings. Statt­dessen wurde der Soft­ware­ent­wickler Produ-X Commu­ni­ca­tion, der an dem Update arbeitet und ein auf die Belange des Unter­neh­mens ausge­rich­tetes Tool entwi­ckelt, eng ins Projekt mitein­be­zogen.

Von der Vali­die­rung zur Umsetzung:

Die Vali­die­rung und Umsetzung des neuen Systems und der damit verbun­denen Prozesse ist dann der nächste Schritt – und auch eine Heraus­for­de­rung, ist Oliver Schürings sicher: „Mit der Etablie­rung einer solchen Maßnahme sind hohe Inves­ti­tionen verbunden. Davon hängt natürlich auch die Umset­zungs­ge­schwin­dig­keit ab.“ Daran, dass das Projekt nach seinem Abschluss auch in den Unter­neh­mens­alltag überführt wird, zweifelt der Unter­neh­mens­leiter aller­dings nicht. „Schließ­lich haben wir dann einen großen Schritt bei der sinn­vollen Digi­ta­li­sie­rung unserer Prozesse geschafft“, ist sich Schürings, der die Zusam­men­ar­beit mit Digital in NRW als „sehr kompetent und profes­sio­nell“ beschreibt, sicher. Und auch das Kompe­tenz­zen­trum selbst zieht ein positives erstes Fazit: „Ph-MECHANIK ist ein sehr lösungs­ori­en­tierter, proak­tiver Partner“, erklärt Yuan Liu. „Das sind beste Voraus­set­zungen, um solche Projekte auch in die Tat umzu­setzen.“